Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào các nền tảng họp trực tuyến, việc ghi chú và quản lý thông tin trở thành thách thức lớn. Thay vì loay hoay với biên bản thủ công dễ thiếu sót, phần mềm Otter.ai Business mang đến giải pháp ghi âm, phiên dịch và tạo phụ đề tự động bằng trí tuệ nhân tạo (AI). Công cụ này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, cộng tác hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch trong mọi cuộc họp.

Giới thiệu chung về phần mềm Otter.ai Business

Hiện nay, việc ghi chép và quản lý nội dung cuộc họp là một trong những nhu cầu thiết yếu của doanh nghiệp. Thay vì phụ thuộc vào việc ghi chú thủ công dễ thiếu sót, phần mềm Otter.ai Business mang đến giải pháp tự động ghi âm, phiên dịch và tạo phụ đề theo thời gian thực, giúp nâng cao hiệu suất làm việc nhóm. Otter.ai được thành lập năm 2016 tại California, Hoa Kỳ và nhanh chóng trở thành một trong những công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) hàng đầu trong lĩnh vực nhận diện giọng nói. Phiên bản Otter.ai Business được thiết kế chuyên biệt cho doanh nghiệp và tổ chức, cung cấp nhiều tính năng mở rộng so với bản cá nhân, bao gồm quản lý nhóm, bảo mật nâng cao và khả năng cộng tác trực tiếp.

Các tính năng nổi bật của Otter.ai Business

Phiên dịch và ghi chú theo thời gian thực

Otter.ai Business sở hữu khả năng ghi âm và chuyển đổi giọng nói thành văn bản ngay trong lúc cuộc họp diễn ra. Toàn bộ nội dung được hiển thị trực tiếp trên màn hình, giúp người tham dự theo dõi thông tin kịp thời, đồng bộ và chính xác mà không cần phụ thuộc vào việc ghi chú thủ công.

Ghi âm cuộc họp dài với dung lượng lớn

So với phiên bản cá nhân, Otter.ai Business cho phép ghi âm và phiên dịch các cuộc họp kéo dài tới 4 giờ liên tục. Đồng thời, dung lượng phút ghi chú hàng tháng cũng được mở rộng đáng kể, đáp ứng nhu cầu của các nhóm và doanh nghiệp có tần suất họp cao.

Xuất bản và chia sẻ linh hoạt

Người dùng có thể xuất bản ghi âm và bản phiên dịch sang nhiều định dạng phổ biến như TXT, DOCX, PDF, SRT hay MP3. Nội dung này có thể được chia sẻ trực tiếp trong nhóm hoặc thông qua liên kết an toàn, tạo thuận lợi cho việc lưu trữ và cộng tác.

Quản lý nhóm và phân quyền hiệu quả

Otter.ai Business tích hợp hệ thống quản trị chuyên nghiệp, bao gồm quản lý thành viên, phân quyền chi tiết, theo dõi báo cáo sử dụng và quản lý hóa đơn tập trung. Đây là công cụ hữu ích cho doanh nghiệp có nhiều phòng ban, đảm bảo mọi dữ liệu được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ.

Tích hợp sâu với nền tảng họp trực tuyến

Thông qua Otter Assistant, phần mềm có thể tự động tham gia các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Google Meet hay Microsoft Teams để ghi âm, phiên dịch và tạo phụ đề. Nhờ đó, doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào trong suốt quá trình thảo luận.

Từ vựng tùy chỉnh và nhận diện chuyên biệt

Otter.ai Business cho phép doanh nghiệp bổ sung các thuật ngữ chuyên ngành, tên riêng hoặc từ viết tắt đặc thù. Điều này cải thiện độ chính xác trong quá trình phiên dịch, đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực yêu cầu tính chuyên môn cao như tài chính, pháp lý hay công nghệ.

Bảo mật nâng cao và hỗ trợ kỹ thuật chuyên biệt

Phiên bản Business được trang bị các tính năng bảo mật hiện đại như xác thực hai yếu tố (2FA) và kiểm soát quyền chia sẻ dữ liệu. Bên cạnh đó, khách hàng doanh nghiệp còn được hưởng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật ưu tiên, đảm bảo hệ thống luôn vận hành ổn định và an toàn.

Ưu điểm và hạn chế của phần mềm Otter.ai Business

Ưu điểm của Otter.ai Business

Phiên dịch chính xác và tức thời: hỗ trợ chuyển đổi giọng nói thành văn bản theo thời gian thực, đảm bảo mọi thông tin được ghi nhận kịp thời.

Tích hợp đa nền tảng: dễ dàng kết nối với các công cụ họp trực tuyến phổ biến như Zoom, Google Meet và Microsoft Teams.

Hệ thống quản trị nhóm chuyên nghiệp: cung cấp công cụ quản lý người dùng, phân quyền chi tiết và báo cáo sử dụng toàn diện, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều phòng ban.

Xuất dữ liệu linh hoạt: hỗ trợ nhiều định dạng tệp như TXT, DOCX, PDF, SRT và MP3, giúp lưu trữ và chia sẻ thuận tiện.

Tăng tính minh bạch và hiệu quả: mọi nội dung họp được lưu giữ chính xác, tạo cơ sở cho việc rà soát, báo cáo và ra quyết định nhanh chóng.

Hạn chế của Otter.ai Business

Chi phí cao hơn gói cá nhân: mức giá có thể là rào cản đối với doanh nghiệp nhỏ hoặc nhóm có ngân sách hạn chế.

Độ chính xác phụ thuộc vào môi trường: hiệu quả phiên dịch có thể giảm trong điều kiện nhiều tạp âm, giọng nói chồng chéo hoặc phương ngữ khó nhận diện.

Phụ thuộc vào kết nối internet: để đảm bảo hoạt động mượt mà, phần mềm yêu cầu đường truyền ổn định; gián đoạn mạng có thể ảnh hưởng đến chất lượng phiên dịch.

Ứng dụng của phần mềm Otter.ai Business bản quyền?

Doanh nghiệp và hội họp nội bộ

Với khả năng ghi âm và phiên dịch chính xác, Otter.ai Business bản quyền trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong các buổi họp chiến lược, hội thảo và báo cáo. Doanh nghiệp có thể lưu trữ toàn bộ nội dung thảo luận, dễ dàng chia sẻ cho nhân sự vắng mặt, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quá trình ra quyết định.

Giáo dục và đào tạo trực tuyến

Trong môi trường giáo dục, phần mềm này hỗ trợ giảng viên ghi lại bài giảng, tạo phụ đề cho lớp học trực tuyến và cung cấp tài liệu tham khảo chính xác cho sinh viên. Đây là giải pháp hiệu quả trong việc nâng cao khả năng tiếp cận kiến thức, đặc biệt đối với học viên quốc tế hoặc người khuyết tật thính giác.

Ngành tư vấn, luật và tài chính

Các lĩnh vực yêu cầu tính chính xác cao như pháp lý, tư vấn hay tài chính có thể tận dụng Otter.ai Business để ghi lại toàn bộ nội dung làm việc với khách hàng. Bản phiên dịch chi tiết giúp hạn chế sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian cho việc lập biên bản và báo cáo.

Truyền thông, báo chí và sản xuất nội dung

Phóng viên và nhà sản xuất nội dung có thể sử dụng phần mềm để ghi nhanh các cuộc phỏng vấn, hội thảo báo chí hoặc podcast. Tính năng xuất bản ghi ra nhiều định dạng giúp rút ngắn quy trình biên tập, tăng tốc độ sản xuất và phát hành thông tin.

Quản lý dự án và làm việc nhóm liên phòng ban

Với công cụ quản trị nhóm và chia sẻ dữ liệu linh hoạt, Otter.ai Business hỗ trợ các nhóm dự án đa ngành theo dõi tiến độ, lưu giữ thông tin thảo luận và giảm thiểu rủi ro thất lạc dữ liệu. Đây là nền tảng quan trọng trong các dự án quy mô lớn, có nhiều bộ phận tham gia.

Kết luận

Phần mềm Otter.ai Business là một trong những giải pháp ghi chú và phiên dịch thông minh nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả giao tiếp, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của nội dung họp. Với khả năng tích hợp mạnh mẽ, công cụ quản lý nhóm toàn diện và tính bảo mật cao, Otter.ai Business xứng đáng là lựa chọn hàng đầu cho tổ chức đang tìm kiếm công cụ hỗ trợ làm việc hiệu quả trong môi trường số. Nếu bạn quan tâm đến bản quyền phần mềm Otter.ai Business, hãy liên hệ với Tri Thức Software qua hotline 028 2244 3013 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá ưu đãi.