Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào hệ thống cộng tác và lưu trữ tài liệu, việc quản trị SharePoint trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, SharePoint lại là một nền tảng phức tạp, đòi hỏi khả năng giám sát, theo dõi và bảo mật chặt chẽ. Đây chính là lý do ⁠ManageEngine SharePoint Manager Plus ra đời — một giải pháp chuyên biệt giúp doanh nghiệp quản lý SharePoint hiệu quả, nắm bắt hoạt động người dùng, tăng cường bảo mật và tối ưu hiệu suất hệ thống.

ManageEngine SharePoint Manager Plus là gì?

⁠ManageEngine SharePoint Manager Plus là giải pháp chuyên biệt dành cho việc quản trị và giám sát hệ thống SharePoint ở cả hai mô hình: SharePoint On-premises và SharePoint Online thuộc Microsoft 365. Đây là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp theo dõi toàn diện mọi hoạt động trên SharePoint, từ cấu trúc site, quyền truy cập, tài liệu đến hành vi người dùng, tất cả được hiển thị trong một giao diện quản trị tập trung. Phần mềm cung cấp khả năng phân tích chuyên sâu, giám sát theo thời gian thực, kiểm toán bảo mật và tạo báo cáo chi tiết, giúp đội ngũ IT dễ dàng kiểm soát, phát hiện bất thường và tối ưu hóa hệ thống cộng tác nội bộ.

Tính năng chính của ManageEngine SharePoint Manager Plus

Giám sát SharePoint theo thời gian thực

Phần mềm cung cấp khả năng theo dõi toàn bộ hoạt động trong hệ thống SharePoint với dữ liệu cập nhật liên tục. Điều này bao gồm truy cập tài liệu, thay đổi quyền, chỉnh sửa cấu trúc site và trạng thái hoạt động của các site collection. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện bất thường, giảm thiểu rủi ro và chủ động xử lý sự cố ngay khi phát sinh.

Bộ báo cáo chuyên sâu với hơn 50 mẫu có sẵn

SharePoint Manager Plus tích hợp hệ thống báo cáo mạnh mẽ, bao phủ từ bảo mật, truy cập, hiệu suất đến hành vi người dùng. Các báo cáo có thể xuất sang CSV, PDF, Excel hoặc lên lịch gửi tự động qua email. Điều này giúp đội IT tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu và nâng cao khả năng phân tích hệ thống.

Kiểm toán bảo mật toàn diện

Tính năng audit giúp ghi nhận mọi thay đổi trong hệ thống SharePoint như: cập nhật quyền truy cập, thay đổi vai trò người dùng, chỉnh sửa cấu trúc site, xóa/tạo tài liệu… Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phát hiện hành vi bất thường, truy ngược lịch sử và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nội bộ hoặc quy định quản trị CNTT.

Quản lý và tối ưu phân quyền tập trung

Thay vì kiểm tra thủ công từng site hoặc thư mục, phần mềm cho phép xem toàn bộ quyền người dùng chỉ trong vài giây. Hệ thống tự động phát hiện quyền dư thừa, quyền không còn phù hợp, hoặc quyền kế thừa bị phá vỡ. Việc tối ưu hóa phân quyền giúp giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu và đảm bảo người dùng chỉ có đúng phạm vi truy cập cần thiết.

Hỗ trợ đồng thời SharePoint On-premises và SharePoint Online

Dù doanh nghiệp sử dụng SharePoint tại chỗ hay thông qua Microsoft 365, phần mềm đều hỗ trợ quản lý tất cả trong một bảng điều khiển duy nhất. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những tổ chức đang trong quá trình chuyển đổi từ On-premise sang môi trường Cloud.

Theo dõi chi tiết hoạt động file và kiểm soát vòng đời tài liệu

Phần mềm hiển thị toàn bộ hành động liên quan đến tài liệu: ai tải xuống, ai chỉnh sửa, ai xóa, ai chia sẻ hoặc file nào được truy cập nhiều nhất. Với lịch sử thay đổi rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tài nguyên, đánh giá mức độ sử dụng tài liệu và nâng cao tính minh bạch trong làm việc nhóm.

Lợi ích khi sử dụng ManageEngine SharePoint Manager Plus

Tăng cường bảo mật và kiểm soát dữ liệu

Phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện truy cập trái phép, các thay đổi bất thường và những rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống. Nhờ giám sát liên tục, tổ chức luôn chủ động bảo vệ tài liệu và ngăn ngừa sự cố bảo mật.

Giảm tải khối lượng công việc cho đội ngũ IT

Với khả năng tự động hóa báo cáo và quản lý tập trung, SharePoint Manager Plus giúp đội IT tiết kiệm đáng kể thời gian kiểm tra, tổng hợp và giám sát thủ công. Nhờ đó, nhân sự kỹ thuật có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Nâng cao hiệu suất hoạt động của SharePoint

Tính năng giám sát hiệu năng theo thời gian thực cho phép phát hiện kịp thời các site chạy chậm, lỗi truy cập hoặc vấn đề cấu hình. Việc tối ưu nhanh chóng giúp cải thiện trải nghiệm người dùng và đảm bảo SharePoint luôn hoạt động ổn định.

Đáp ứng yêu cầu tuân thủ kiểm toán

Phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo chuẩn hóa, phục vụ các đợt audit nội bộ và tiêu chuẩn như ISO, GDPR, HIPAA… Điều này giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch, đáp ứng quy định và giảm rủi ro vi phạm.

Hỗ trợ mạnh mẽ cho quá trình chuyển đổi số

SharePoint Manager Plus cho phép quản lý cả SharePoint On-premises và SharePoint Online trong cùng một giao diện. Đây là lợi thế lớn đối với những doanh nghiệp đang chuyển đổi dần sang Microsoft 365 hoặc vận hành song song hai môi trường.

Hướng dẫn sử dụng SharePoint Manager Plus cơ bản

Để nhanh chóng làm quen và bắt đầu quản lý hệ thống SharePoint, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào giao diện quản trị

Truy cập trang quản trị web của SharePoint Manager Plus bằng tài khoản quản trị để bắt đầu cấu hình hệ thống.

Bước 2: Kết nối với môi trường SharePoint

Lựa chọn kết nối SharePoint Online hoặc SharePoint On-premises, sau đó nhập thông tin tài khoản admin để phần mềm có thể thu thập dữ liệu và đồng bộ hệ thống.

Bước 3: Đồng bộ dữ liệu tự động

Hệ thống sẽ quét và đồng bộ các thành phần như site collection, thư viện tài liệu, người dùng và nhóm quyền để chuẩn bị cho việc phân tích và giám sát.

Bước 4: Truy cập mục Reports hoặc Audit

Tại bảng điều khiển, bạn có thể mở các mục Reports hoặc Audit để xem chi tiết hoạt động người dùng, thay đổi cấu trúc, quyền truy cập, truy cập tài liệu…

Bước 5: Lọc và phân tích dữ liệu

Sử dụng bộ lọc để xem theo người dùng, site, loại hành vi hoặc thời gian. Công cụ phân tích giúp bạn nắm bắt nhanh các hoạt động bất thường hoặc xu hướng sử dụng hệ thống.

Bước 6: Xuất hoặc lên lịch báo cáo

Bạn có thể xuất báo cáo dưới dạng PDF, Excel, CSV hoặc thiết lập lịch gửi báo cáo tự động qua email theo ngày/tuần/tháng.

Kết luận

ManageEngine SharePoint Manager Plus là giải pháp không thể thiếu đối với doanh nghiệp sử dụng SharePoint, giúp nâng cao mức độ an toàn, tăng hiệu suất hoạt động và kiểm soát hệ thống tập trung. Với khả năng giám sát thời gian thực, công cụ audit mạnh mẽ và bộ báo cáo chi tiết, phần mềm đáp ứng tốt nhu cầu của cả doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang quan tâm đến việc triển khai hoặc mua bản quyền ManageEngine SharePoint Manager Plus, hãy liên hệ ngay với Tri Thức Software – đơn vị phân phối chính hãng và tư vấn giải pháp ManageEngine hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn lựa chọn phiên bản phù hợp, cung cấp báo giá chi tiết và đồng hành trong suốt quá trình triển khai. Vui lòng gọi hotline 028 2244 3013 để được tư vấn nhanh chóng và nhận báo giá bản quyền chính xác nhất.