Trong các doanh nghiệp, việc quản lý tài liệu và cộng tác hiệu quả giữa các bộ phận là yếu tố then chốt để tối ưu hóa quy trình làm việc. Và SharePoint chính là một trong những giải pháp tuyệt vời giúp các doanh nghiệp thực hiện tốt quy trình này. Được phát triển bởi Microsoft, SharePoint không chỉ là một công cụ quản lý tài liệu đơn thuần, mà còn là nền tảng cộng tác, giúp kết nối các nhân viên, phòng ban và thậm chí là các đối tác từ xa. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá SharePoint là gì, các tính năng nổi bật của nó, cùng những lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được khi sử dụng nền tảng này.

Sharepoint Là Gì?

SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý tài liệu được phát triển bởi Microsoft. Nó giúp doanh nghiệp tạo và quản lý các trang web nội bộ, lưu trữ và chia sẻ tài liệu, đồng thời tối ưu hóa quá trình làm việc nhóm và giao tiếp trong tổ chức. SharePoint cung cấp một loạt các tính năng như quản lý tài liệu, quản lý danh sách, tạo cổng thông tin doanh nghiệp (intranet), và hỗ trợ tự động hóa quy trình công việc, tất cả đều được tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Microsoft như Office 365, OneDrive, và Microsoft Teams.

Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp sâu rộng, SharePoint giúp các doanh nghiệp tăng cường hiệu quả công việc, nâng cao sự hợp tác giữa các phòng ban và cải thiện việc quản lý thông tin, dữ liệu nội bộ một cách dễ dàng và an toàn.

Sharepoint App Là Gì?

SharePoint App là ứng dụng di động hoặc web giúp người dùng truy cập và tương tác với các nội dung và tài liệu trên nền tảng SharePoint từ xa, thông qua thiết bị di động như smartphone hoặc tablet. Được phát triển bởi Microsoft, SharePoint App mang đến một giải pháp linh hoạt cho phép người dùng tiếp cận các tài liệu, trang web, và công cụ cộng tác của SharePoint mọi lúc, mọi nơi, giúp tăng cường sự linh hoạt và năng suất trong công việc.

Với SharePoint App, người dùng có thể dễ dàng duyệt qua các trang SharePoint nội bộ, tải xuống và chia sẻ tài liệu, cộng tác với nhóm và nhận thông báo về các thay đổi hoặc cập nhật mới trong các dự án hoặc tài liệu. Ứng dụng này hỗ trợ cả hai hệ điều hành phổ biến là iOS và Android, giúp người dùng truy cập dữ liệu một cách tiện lợi và nhanh chóng ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.

Các Tính Năng Chính Của Sharepoint

SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu với nhiều tính năng hỗ trợ trong công việc như:

Quản lý tài liệu: SharePoint cho phép người dùng lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả. Các tính năng như kiểm soát phiên bản, phân quyền truy cập, và khả năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi các tài liệu quan trọng. Điều này giúp giảm thiểu sự thất lạc dữ liệu và tăng cường khả năng truy xuất thông tin.

Xây dựng cổng thông tin doanh nghiệp (Intranet): SharePoint giúp doanh nghiệp xây dựng các cổng thông tin nội bộ, nơi các nhân viên có thể truy cập các tài nguyên quan trọng như tin tức nội bộ, lịch sự kiện, tài liệu và công cụ làm việc. Cổng thông tin này cũng giúp kết nối các bộ phận và phòng ban trong tổ chức, tạo ra một môi trường làm việc kết nối và hiệu quả.

Hỗ trợ làm việc nhóm: SharePoint cung cấp các công cụ mạnh mẽ cho việc cộng tác và làm việc nhóm, chẳng hạn như các trang nhóm, danh sách và thư viện tài liệu. Các nhóm có thể chia sẻ tài liệu, trao đổi ý tưởng và quản lý các nhiệm vụ chung, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc chung.

Tối ưu quy trình công việc: SharePoint tích hợp với các công cụ như Power Automate (trước đây là Microsoft Flow), cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình công việc, từ việc phê duyệt tài liệu cho đến việc gửi thông báo và cập nhật dữ liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các công việc thủ công.

Bảo mật và kiểm soát quyền truy cập: SharePoint cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp kiểm soát ai có quyền truy cập vào tài liệu và thông tin quan trọng. Với các cấp độ phân quyền chi tiết, SharePoint giúp bảo vệ dữ liệu khỏi những người không có thẩm quyền truy cập.

Tích hợp với các ứng dụng Microsoft khác: SharePoint tích hợp trực tiếp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Microsoft như Office 365, Microsoft Teams, OneDrive, và Power BI. Điều này giúp tăng cường khả năng cộng tác và cải thiện quy trình làm việc mà không cần phải chuyển đổi giữa nhiều công cụ khác nhau.

Hỗ trợ di động: SharePoint cũng cung cấp ứng dụng di động, giúp người dùng dễ dàng truy cập tài liệu và cộng tác từ bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị di động. Điều này rất hữu ích trong môi trường làm việc linh hoạt hoặc làm việc từ xa.

Lợi Ích Của Sharepoint Đối Với Doanh Nghiệp

Đối với doanh nghiệp nhỏ

SharePoint giúp người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu và cộng tác với đồng nghiệp qua các thư viện tài liệu và trang nhóm, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Người dùng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi từ bất kỳ thiết bị nào, giúp công việc không bị gián đoạn. Với tính năng kiểm soát phiên bản, việc quản lý tài liệu trở nên dễ dàng, đồng thời có thể phục hồi các phiên bản trước. Tính năng tìm kiếm mạnh mẽ giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy tài liệu, tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

Đối với lập trình viên

SharePoint cung cấp cho lập trình viên khả năng tùy chỉnh cao với các công cụ và API, cho phép phát triển ứng dụng và tính năng riêng biệt cho doanh nghiệp. Ngoài ra, việc tích hợp với các công cụ phát triển của Microsoft như Visual Studio giúp tối ưu hóa quy trình phát triển phần mềm. Lập trình viên cũng có thể tạo và tự động hóa các quy trình công việc, giảm thiểu công việc thủ công, đồng thời triển khai và quản lý các ứng dụng SharePoint một cách dễ dàng và hiệu quả.

Đối với chuyên viên công nghệ thông tin (IT)

SharePoint mang lại nhiều lợi ích cho chuyên viên IT, bao gồm khả năng bảo mật và phân quyền mạnh mẽ, giúp kiểm soát truy cập tài liệu và thông tin quan trọng. Các công cụ quản trị của SharePoint giúp chuyên viên IT dễ dàng theo dõi và duy trì hệ thống, đảm bảo hoạt động ổn định. Ngoài ra, SharePoint hỗ trợ tích hợp với các công cụ và hệ thống khác trong doanh nghiệp, tạo ra môi trường làm việc liền mạch. Việc duy trì và bảo trì hệ thống cũng được đơn giản hóa, giúp giảm thiểu chi phí và thời gian cho chuyên viên IT.

Xem thêm: 

Phần mềm Copilot là gì? Cách kích hoạt tính năng của Copilot

Phần mềm office 365 là gì? Bảng giá Office 365 mới nhất

4 Phiên Bản Của Sharepoint Là Gì?

SharePoint có nhiều phiên bản khác nhau, phục vụ nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp và tổ chức. Các phiên bản chính của SharePoint bao gồm:

SharePoint Online: Đây là phiên bản đám mây của SharePoint, được cung cấp qua dịch vụ Office 365. SharePoint Online giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu từ bất kỳ đâu, với khả năng tự động cập nhật và bảo trì mà không cần cơ sở hạ tầng phần cứng.

SharePoint Server: SharePoint Server là phiên bản cài đặt trực tiếp trên máy chủ của doanh nghiệp, cho phép tổ chức kiểm soát hoàn toàn hệ thống và dữ liệu của mình. Phiên bản này phù hợp với các doanh nghiệp yêu cầu bảo mật và khả năng tùy chỉnh cao.

SharePoint Foundation: Đây là phiên bản miễn phí của SharePoint, cung cấp các tính năng cơ bản cho việc quản lý tài liệu và hợp tác nhóm. Tuy nhiên, SharePoint Foundation không hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao như phiên bản Server.

SharePoint Hybrid: Phiên bản SharePoint Hybrid kết hợp cả SharePoint Online và SharePoint Server, cho phép doanh nghiệp tận dụng ưu điểm của cả hai môi trường. Điều này giúp các tổ chức có thể kết hợp giữa việc lưu trữ tài liệu trên đám mây và trong máy chủ nội bộ.

Mỗi phiên bản SharePoint có các tính năng và khả năng khác nhau, cho phép doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và nhu cầu hoạt động của mình.

So Sánh Sharepoint Online Và Sharepoint Server

SharePoint Online và SharePoint Server là hai phiên bản được nhiều khách hàng và doanh nghiệp lựa chọn. Tuy nhiên, mỗi phiên bản đều có những khác biệt như sau:

Bảng trên cho thấy sự khác biệt rõ rệt giữa SharePoint Online và SharePoint Server, giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên nhu cầu và khả năng của mình.

Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Sharepoint

SharePoint khác gì so với OneDrive?

SharePoint là nền tảng cộng tác giúp tổ chức quản lý tài liệu và thông tin, trong khi OneDrive chủ yếu dùng để lưu trữ và chia sẻ tệp cá nhân. SharePoint hỗ trợ cộng tác nhóm và tạo các trang web nội bộ, trong khi OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân.

SharePoint có phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ không?

Có, SharePoint Online rất phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ vì tính linh hoạt và dễ sử dụng. Các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng các tính năng của SharePoint mà không cần lo lắng về việc duy trì hạ tầng công nghệ phức tạp.

Làm thế nào để triển khai SharePoint hiệu quả?

Để triển khai SharePoint hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu sử dụng, đào tạo nhân viên, và lên kế hoạch triển khai các tính năng phù hợp như quản lý tài liệu, làm việc nhóm và tự động hóa quy trình công việc.

Chi phí sử dụng SharePoint là bao nhiêu?

Chi phí sử dụng SharePoint phụ thuộc vào phiên bản bạn chọn: SharePoint Online có chi phí theo mô hình đăng ký, trong khi SharePoint Server yêu cầu chi phí cho phần cứng và bảo trì. Doanh nghiệp cần xem xét nhu cầu và ngân sách trước khi quyết định lựa chọn phiên bản phù hợp.

Bài viết này của Tri Thức Software đã giới thiệu cho bạn về sharepoint là gì cũng như là những tính năng và lợi ích của sharepoint. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về bản quyền phần mềm, liên hệ hotline 028 22443013 để được tư vấn cụ thể.