Trong quá trình định dạng văn bản trên Microsoft Word, bạn có thể đã từng nhìn thấy hoặc nghe đến thuật ngữ "Gutter" nhưng chưa thực sự hiểu rõ về khái niệm này. Đây là một trong những tính năng quan trọng trong việc trình bày văn bản chuyên nghiệp, đặc biệt là khi in ấn tài liệu đóng gáy như sách, luận văn, báo cáo. Vậy Gutter trong Word là gì, dùng để làm gì, và cách thiết lập ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Gutter trong Word là gì?

Gutter trong Microsoft Word là phần lề phụ được chừa thêm ở mép trang – thường là lề trái hoặc lề trên – nhằm tạo không gian cho việc đóng gáy tài liệu. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn in các tài liệu như sách, luận văn, tài liệu báo cáo hoặc sổ tay cần đóng gáy bằng keo, lò xo hoặc đóng bìa cứng.

Việc thiết lập Gutter giúp đảm bảo nội dung văn bản không bị che khuất sau khi đóng gáy, đồng thời giữ cho trang in trông gọn gàng, dễ đọc và chuyên nghiệp. Ví dụ, nếu tài liệu được đóng gáy bên trái, Word sẽ tự động chừa một khoảng trống ở lề trái – chính là phần Gutter – để bảo vệ phần nội dung không bị cắt xén hoặc dính vào gáy sách.

Mục đích của Gutter trong Word là gì?

Việc thiết lập Gutter trong Word đóng vai trò quan trọng trong quá trình soạn thảo và in ấn tài liệu, đặc biệt là những văn bản cần đóng gáy. Dưới đây là những mục đích chính của Gutter:

1. Đảm bảo tính thẩm mỹ và dễ đọc khi in ấn

Khi tài liệu được in và đóng thành tập, phần gáy thường chiếm một phần không gian trên mép giấy. Nếu không chừa khoảng trống phù hợp, nội dung văn bản sẽ bị ép sát vào gáy, gây khó đọc và mất cân đối về mặt trình bày. Việc thêm Gutter giúp đảm bảo khoảng cách hợp lý giữa nội dung và mép gáy, từ đó giữ cho bố cục trang in trông hài hòa và dễ theo dõi hơn.

2. Hỗ trợ đóng gáy tài liệu mà không ảnh hưởng đến nội dung

Đối với các tài liệu in hai mặt như sách, luận văn hoặc báo cáo dày, phần gáy là nơi tập hợp nhiều trang được liên kết lại với nhau bằng keo, kim bấm hoặc lò xo. Gutter tạo ra khoảng trống bổ sung chính tại vị trí này, giúp quá trình đóng gáy dễ dàng hơn và tránh che khuất nội dung ở phần mép trong của mỗi trang.

3. Nâng cao tính chuyên nghiệp của tài liệu

Việc sử dụng Gutter thể hiện sự chỉn chu trong thiết kế văn bản, đặc biệt trong các tài liệu cần trình bày trang trọng như giáo trình, tài liệu đào tạo, hồ sơ công ty, hay các bài luận, đồ án học thuật. Gutter giúp tài liệu đạt chuẩn in ấn chuyên nghiệp, dễ dàng chia sẻ hoặc nộp cho đơn vị, đối tác hay cơ quan tổ chức.

Cách thiết lập Gutter trong Word

Gutter (lề gáy) là phần khoảng trống được chừa ra ở mép trong của trang giấy, giúp tài liệu không bị che mất nội dung khi đóng tập hoặc in hai mặt. Dưới đây là các bước chi tiết để thiết lập Gutter trong Word:

Bước 1: Mở tài liệu Word cần thiết lập

• Khởi động Microsoft Word.
• Mở file tài liệu bạn muốn định dạng lề để in hoặc đóng gáy.

Bước 2: Truy cập cài đặt lề trang

• Trên thanh công cụ, chọn tab Layout (trong một số phiên bản Word cũ, có thể là Page Layout).
• Nhấp vào nút Margins (biểu tượng có sẵn trong nhóm Page Setup).
• Từ menu thả xuống, chọn mục Custom Margins... (nằm ở cuối danh sách).

Bước 3: Thiết lập Gutter trong hộp thoại Page Setup

Sau khi cửa sổ Page Setup mở ra, thực hiện các bước sau:

• Gutter: Nhập giá trị khoảng cách bạn muốn chừa ra cho phần gáy tài liệu. Thông thường nên để từ 0.5 inch đến 1 inch, tùy thuộc vào độ dày của tập tài liệu hoặc yêu cầu in ấn.
• Gutter Position (Vị trí của Gutter):

Left: Đặt Gutter ở mép trái – phù hợp khi in 1 mặt hoặc khi đóng gáy ở bên trái.

Top: Đặt Gutter ở phía trên – sử dụng nếu bạn cần đóng gáy dọc theo mép trên của trang.

Inside: Lựa chọn này dùng khi in 2 mặt (đóng gáy dạng sách), Gutter sẽ tự động nằm bên trong của mỗi trang (trái cho trang lẻ, phải cho trang chẵn).

• Kiểm tra lại các thông số khác nếu cần (kích thước giấy, hướng trang...).
• Nhấn OK để áp dụng cài đặt.

Lưu ý:

Nếu bạn định in hai mặt (2-sided printing), hãy đảm bảo:

• Trong mục Multiple pages, chọn Mirror margins để các trang chẵn và lẻ đối xứng lề với nhau.
• Khi đó, nên đặt Gutter Position là Inside để đảm bảo phần lề gáy nằm đúng vị trí cho cả hai mặt giấy.

Khi nào nên dùng Gutter trong Word?

Gutter (lề gáy) là khoảng trống được chừa thêm ở mép trong của trang giấy để đảm bảo rằng nội dung không bị che mất khi tài liệu được in và đóng thành tập. Việc sử dụng Gutter đặc biệt quan trọng trong một số trường hợp dưới đây:

1. Khi soạn thảo luận văn, khóa luận hoặc báo cáo tốt nghiệp

Các tài liệu học thuật như luận văn, khóa luận, tiểu luận hoặc báo cáo cuối khóa thường được yêu cầu in ra và đóng thành quyển. Khi đó, Gutter giúp tạo một khoảng cách hợp lý ở phần gáy, đảm bảo rằng văn bản không bị che khuất sau khi tài liệu được đóng gáy, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp và dễ đọc cho người chấm hoặc người xem tài liệu.

2. Khi chuẩn bị sách, tạp chí hoặc tài liệu dày cần đóng gáy

Đối với những tài liệu có nhiều trang như sách, tạp chí, giáo trình hoặc tài liệu tham khảo, việc in hai mặt và đóng gáy là rất phổ biến. Trong những trường hợp này, nếu không có Gutter, nội dung gần phần gáy của mỗi trang sẽ rất dễ bị mất hoặc khó đọc. Việc chừa Gutter sẽ giúp mỗi trang có khoảng cách phù hợp ở bên trong, thuận tiện cho việc lật mở và đọc tài liệu.

3. Khi in tài liệu công ty có đóng gáy chuyên nghiệp

Các loại tài liệu dùng trong môi trường doanh nghiệp như báo cáo tài chính, hồ sơ dự án, tài liệu nội bộ, catalogue hoặc tài liệu gửi đối tác thường được in ra và đóng gáy cẩn thận. Việc sử dụng Gutter giúp đảm bảo rằng phần nội dung sát gáy không bị kẹp hoặc dính vào phần keo, bìa kẹp, từ đó tăng tính chuyên nghiệp và đảm bảo tính toàn vẹn nội dung khi trình bày với khách hàng hoặc nhà quản lý.

Xem thêm:

Cách lặp lại tiêu đề trong Word đơn giản

Cách Lùi Đầu Dòng Trong Word Đơn Giản Và Chi Tiết

Sự khác biệt giữa Gutter và Margin

Tổng kết

Gutter trong Word là một tính năng nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng khi bạn cần in ấn và đóng tập tài liệu. Việc thiết lập Gutter đúng cách giúp đảm bảo nội dung không bị che mất, tăng tính chuyên nghiệp cho tài liệu và hỗ trợ quá trình đóng gáy dễ dàng hơn. Nếu bạn thường xuyên làm việc với văn bản học thuật, sách, hay tài liệu công ty, đừng bỏ qua việc thiết lập Gutter ngay từ đầu. Hy vọng qua bài viết này của Tri Thức Software sẽ giúp bạn hiểu thêm về gutter trong word là gì cũng nhưng ứng dụng tính năng này tốt nhất. Mọi thắc mắc về bản quyền phần mềm liên hệ qua hotline 028 22443013 để được tư vấn tốt nhất.