Bạn đang không biết làm cách nào để chèn file PDF vào một tài liệu PDF khác hiệu quả? Việc kết hợp nhiều tài liệu PDF thành một file duy nhất giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng quản lý thông tin. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách chèn các file PDF. Nếu bạn đang tìm kiếm những cách chèn file PDF vào PDF. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước để thực hiện việc chèn PDF vào PDF một cách đơn giản và nhanh chóng. Cùng Tri Thức Software tham khảo ngay nhé!

Cách 1: Sử Dụng Phần Mềm Adobe Acrobat Pro

Hướng dẫn nhanh

Mở Adobe Acrobat Pro > Chọn file PDF bạn muốn chèn > Dùng tính năng “Combine Files” hoặc “Insert Pages” > Chèn file PDF vào vị trí mong muốn > Lưu file PDF mới.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở Adobe Acrobat Pro

Trước tiên, mở phần mềm Adobe Acrobat Pro trên máy tính của bạn. Nếu chưa cài đặt, bạn có thể tải và cài đặt phần mềm từ trang chính thức của Adobe.

Bước 2: Chọn file PDF bạn muốn chèn

Sau khi mở phần mềm, chọn file PDF chính mà bạn muốn chèn tài liệu vào. Bạn có thể mở file này bằng cách vào File > Open và chọn tài liệu cần chỉnh sửa từ thư mục của bạn.

Bước 3: Dùng tính năng “Combine Files” hoặc “Insert Pages”

Combine Files: Nếu bạn muốn kết hợp nhiều file PDF vào một tài liệu duy nhất, chọn Tools ở menu chính, sau đó chọn Combine Files. Bạn có thể thêm các file PDF khác vào danh sách và sắp xếp chúng theo thứ tự mong muốn.

Insert Pages: Nếu bạn chỉ muốn chèn một file PDF vào vị trí cụ thể trong tài liệu hiện tại, chọn Organize Pages từ menu công cụ, sau đó nhấn Insert và chọn From File. Tìm và chọn file PDF mà bạn muốn chèn vào.

Bước 4: Chèn file PDF vào vị trí mong muốn

Sau khi lựa chọn file cần chèn, Adobe Acrobat Pro sẽ yêu cầu bạn chọn vị trí trong tài liệu nơi bạn muốn chèn file PDF. Bạn có thể điều chỉnh vị trí chèn bằng cách kéo và thả các trang hoặc sử dụng các tùy chọn sắp xếp trong phần mềm.

Bước 5: Lưu file PDF mới

Sau khi đã hoàn tất việc chèn file PDF vào tài liệu, bạn chỉ cần lưu lại file mới. Vào File > Save As để lưu tài liệu với tên mới hoặc lưu đè lên tài liệu cũ.

Cách 2: Sử Dụng Phần Mềm Foxit PDF Editor

Hướng dẫn nhanh

Mở Foxit PDF Editor > Tải file PDF chính cần chèn > Chọn tính năng “Insert” > Chọn “From File” > Chèn file PDF vào > Lưu lại file PDF đã chèn.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở Foxit PDF Editor

Mở phần mềm Foxit PDF Editor trên máy tính của bạn. Nếu chưa có, bạn có thể tải và cài đặt phần mềm từ trang chủ của Foxit. Sau khi cài đặt xong, mở ứng dụng lên để bắt đầu.

Bước 2: Tải file PDF chính cần chèn

Sau khi mở phần mềm, chọn File ở góc trên bên trái, sau đó nhấn Open để mở file PDF mà bạn muốn chèn tài liệu vào. Tìm và chọn file PDF cần chỉnh sửa từ thư mục của bạn.

Bước 3: Chọn tính năng “Insert” > “From File”

Tiếp theo, vào menu Organize ở thanh công cụ trên cùng, chọn Insert. Trong danh sách thả xuống, chọn From File để chèn một file PDF từ máy tính của bạn.

Bước 4: Chèn file PDF vào và điều chỉnh vị trí

Một cửa sổ sẽ mở ra cho phép bạn chọn file PDF mà bạn muốn chèn. Tìm và chọn file PDF cần chèn vào tài liệu chính. Sau khi file được thêm vào, bạn có thể chọn vị trí muốn chèn file PDF này trong tài liệu (ví dụ: đầu, giữa hoặc cuối tài liệu). Bạn cũng có thể điều chỉnh thứ tự các trang nếu cần thiết.

Bước 5: Lưu lại file PDF đã chèn

Sau khi đã chèn file PDF thành công và điều chỉnh vị trí các trang, hãy lưu tài liệu mới bằng cách chọn File > Save As. Bạn có thể lưu file dưới tên mới hoặc lưu đè lên file gốc tùy theo nhu cầu của mình.

Cách 3: Sử Dụng Công Cụ Trực Tuyến (Online PDF Tools)

Hướng dẫn nhanh

Truy cập công cụ trực tuyến > Tải file PDF chính và file PDF cần chèn > Chọn vị trí chèn file PDF > Tải xuống file PDF đã chèn.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Truy cập công cụ trực tuyến (ví dụ: ILovePDF, SmallPDF)

Mở trình duyệt web và truy cập vào một công cụ trực tuyến hỗ trợ chỉnh sửa PDF, chẳng hạn như ILovePDF (https://www.ilovepdf.com) hoặc SmallPDF (https://www.smallpdf.com).

Các công cụ này đều miễn phí và dễ sử dụng, giúp bạn thực hiện thao tác chèn file PDF một cách nhanh chóng mà không cần tải phần mềm.

Bước 2: Tải lên file PDF chính và file PDF cần chèn

Trên trang chính của công cụ trực tuyến, chọn tính năng "Merge PDF" hoặc "Chèn PDF" (tùy thuộc vào công cụ bạn sử dụng).

Nhấn nút "Select PDF files" hoặc "Tải lên file" để chọn và tải lên cả file PDF chính (file bạn muốn chèn vào) và file PDF cần chèn (file bạn muốn thêm vào tài liệu chính).

Bước 3: Chọn vị trí chèn file PDF

Sau khi tải lên xong, công cụ sẽ hiển thị cả hai file PDF trong giao diện. Bạn có thể kéo và thả các file PDF để sắp xếp thứ tự.

Nếu công cụ hỗ trợ, bạn sẽ có thể chọn vị trí cụ thể trong tài liệu chính để chèn file PDF (ví dụ: đầu, giữa, cuối tài liệu). Hãy chắc chắn chọn vị trí chính xác cho việc chèn.

Bước 4: Tải xuống file PDF đã chèn

Sau khi đã hoàn tất việc chèn file PDF vào tài liệu chính, nhấn nút "Merge" hoặc "Chèn" để kết hợp các file PDF lại với nhau.

Khi quá trình hoàn tất, công cụ sẽ cung cấp một liên kết để bạn tải xuống file PDF mới đã được chèn. Chỉ cần nhấn vào liên kết và lưu file PDF đã chỉnh sửa vào máy tính của bạn.

Cách 4: Sử Dụng Phần Mềm PDF-XChange Editor

Hướng dẫn nhanh

Mở PDF-XChange Editor > Chọn “Insert” > Chọn “File” để chèn file PDF > Điều chỉnh vị trí file PDF cần chèn > Lưu file PDF đã chèn.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở PDF-XChange Editor

Mở phần mềm PDF-XChange Editor trên máy tính của bạn. Nếu chưa cài đặt, bạn có thể tải phần mềm từ trang chính thức của PDF-XChange. Sau khi cài đặt, mở ứng dụng để bắt đầu công việc.

Bước 2: Chọn “Insert” > “File” để chèn file PDF

Trong giao diện chính của phần mềm, vào tab "Document" trên thanh công cụ, sau đó chọn "Insert".

Tiếp theo, chọn "File" từ danh sách thả xuống. Một cửa sổ sẽ mở ra cho phép bạn tìm và chọn file PDF mà bạn muốn chèn vào tài liệu chính.

Bước 3: Điều chỉnh vị trí file PDF cần chèn

Sau khi chọn file PDF cần chèn, PDF-XChange Editor sẽ yêu cầu bạn chỉ định vị trí trong tài liệu để chèn file đó. Bạn có thể lựa chọn để chèn file PDF vào đầu, giữa hoặc cuối tài liệu, tùy vào nhu cầu của bạn.

Bạn cũng có thể điều chỉnh vị trí và thứ tự của các trang trong tài liệu bằng cách kéo và thả trang PDF.

Bước 4: Lưu file PDF đã chèn

Sau khi đã chèn file PDF vào vị trí mong muốn và điều chỉnh xong, bạn cần lưu lại tài liệu. Vào "File" > "Save As" để lưu file PDF đã chèn với tên mới hoặc lưu đè lên file gốc.

Cách 5: Sử Dụng Microsoft Word (Chuyển PDF Thành Word)

Hướng dẫn nhanh

Mở Microsoft Word > Chèn file PDF vào Word > Lưu lại dưới dạng PDF.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Mở Microsoft Word

Mở phần mềm Microsoft Word trên máy tính của bạn. Nếu chưa cài đặt, bạn có thể tải và cài đặt từ Microsoft Office hoặc sử dụng phiên bản trực tuyến.

Bước 2: Chèn file PDF vào Word

Trong Microsoft Word, tạo một tài liệu mới hoặc mở tài liệu hiện có mà bạn muốn thêm file PDF vào.

Để chèn file PDF, vào tab "Insert" trên thanh công cụ, sau đó chọn "Object" trong nhóm "Text".

Trong cửa sổ xuất hiện, chọn "Create from File", sau đó nhấn "Browse" để tìm file PDF bạn muốn chèn. Sau khi chọn file, nhấn "OK" để chèn file PDF vào tài liệu Word.

Bước 3: Lưu lại dưới dạng PDF

Sau khi đã chèn file PDF vào tài liệu Word và điều chỉnh xong, bạn cần lưu lại tài liệu dưới dạng PDF.

Vào "File" > "Save As", chọn vị trí lưu và trong phần "Save as type", chọn "PDF". Cuối cùng, nhấn "Save" để lưu tài liệu Word dưới dạng PDF.

Xem thêm: 

Phần mềm Copilot là gì? Cách kích hoạt tính năng của Copilot

Phần mềm office 365 là gì? Bảng giá Office 365 mới nhất

Cách 6: Sử Dụng PDFsam Basic (Miễn Phí)

Hướng dẫn nhanh

Mở phần mềm PDFsam Basic > Chọn “Merge” > Kéo và thả file PDF vào cửa sổ > Nhấp vào “Add” > Sắp xếp thứ tự các file > Nhấn “Run” > Tải về file PDF đã ghép.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Tải và cài đặt PDFsam Basic

Truy cập vào trang web chính thức của PDFsam Basic (https://pdfsam.org/download-pdfsam/) và tải phiên bản miễn phí của phần mềm.

Sau khi tải xong, tiến hành cài đặt phần mềm theo hướng dẫn trên màn hình.

Bước 2: Mở phần mềm và chọn “Merge” (Ghép)

Mở PDFsam Basic sau khi cài đặt xong.

Trong giao diện chính của phần mềm, chọn "Merge" (Ghép), đây là tính năng cho phép bạn kết hợp nhiều file PDF vào một file duy nhất.

Bước 3: Kéo và thả file PDF chính vào cửa sổ

Trong cửa sổ của phần mềm, kéo và thả file PDF chính (file bạn muốn chèn vào) vào khu vực "Drag & Drop" hoặc nhấn vào "Add" để chọn file PDF từ máy tính của bạn.

Bước 4: Nhấp vào “Add” để thêm file PDF bạn muốn chèn

Tiếp theo, nhấn "Add" để thêm file PDF bạn muốn chèn vào file chính. Chọn file từ máy tính và nhấn "Open". File PDF mới sẽ xuất hiện trong danh sách.

Bước 5: Sắp xếp thứ tự các file nếu cần

Nếu bạn muốn điều chỉnh thứ tự các file trong tài liệu PDF, bạn có thể kéo và thả các file để thay đổi vị trí hoặc sử dụng các nút lên/xuống để di chuyển các file đến vị trí mong muốn.

Bước 6: Nhấn “Run” để tạo file PDF mới

Khi đã hoàn tất việc sắp xếp thứ tự các file, nhấn "Run" để phần mềm bắt đầu quá trình ghép các file PDF lại với nhau. Quá trình này sẽ mất một vài giây tùy thuộc vào kích thước của file.

Bước 7: Tải về file PDF đã ghép

Sau khi quá trình ghép hoàn tất, PDFsam Basic sẽ hiển thị liên kết để tải file PDF đã ghép. Nhấn vào "Save" để lưu file PDF mới vào máy tính của bạn.

Tại Sao Phải Chèn File PDF Vào File PDF Khác?

Chèn một file PDF vào file PDF khác có thể mang lại nhiều lợi ích và giúp tổ chức, quản lý tài liệu một cách hiệu quả:

Tổ chức tài liệu tốt hơn: Khi làm việc với nhiều tài liệu PDF liên quan, việc ghép chúng lại thành một file duy nhất giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý, tránh phải tìm kiếm các file riêng biệt. Điều này rất hữu ích trong công việc và khi cần chia sẻ tài liệu với người khác.

Giảm số lượng tài liệu: Việc chèn nhiều file PDF vào một file duy nhất giúp giảm thiểu số lượng file bạn phải lưu trữ và chia sẻ, đồng thời giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính hoặc trong hệ thống lưu trữ đám mây.

Dễ dàng chia sẻ và gửi qua email: Việc gửi một file PDF duy nhất thay vì nhiều file giúp quá trình chia sẻ trở nên thuận tiện và gọn gàng hơn. Nó giúp tránh việc gửi nhiều tệp đính kèm qua email và giúp người nhận dễ dàng xem, in ấn, hoặc chỉnh sửa tài liệu.

Bảo mật và quyền truy cập: Chèn file PDF vào file khác cũng giúp bạn kiểm soát quyền truy cập tốt hơn. Bạn có thể bảo vệ toàn bộ file PDF mới bằng mật khẩu hoặc mã hóa, thay vì phải bảo vệ từng tài liệu riêng lẻ.

Tăng tính chuyên nghiệp: Khi bạn kết hợp nhiều tài liệu liên quan vào một file PDF, nó giúp thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng tổ chức tốt. Ví dụ, trong hồ sơ ứng tuyển, bạn có thể gộp các tài liệu như CV, thư xin việc, chứng chỉ học tập vào một file duy nhất để người tuyển dụng dễ dàng tham khảo.

Lưu trữ và lưu vết lịch sử: Chèn file PDF vào tài liệu chính có thể giúp bạn tạo ra một bản lưu trữ hợp nhất của tất cả thông tin cần thiết, đặc biệt trong các ngành nghề yêu cầu quản lý tài liệu chi tiết, như pháp lý hoặc tài chính.

Tiết kiệm thời gian khi làm việc nhóm: Khi bạn làm việc nhóm, việc kết hợp các tài liệu riêng biệt thành một file PDF duy nhất giúp mọi người trong nhóm truy cập và tham khảo cùng một tài liệu, giúp tiết kiệm thời gian và tránh nhầm lẫn khi sử dụng nhiều file.

Lưu Ý Khi Chèn File PDF Vào PDF Khác

File PDF đã ghép xong nhưng dung lượng quá nặng

Khi ghép nhiều file PDF vào một tài liệu duy nhất, dung lượng của file PDF mới có thể tăng lên đáng kể, đặc biệt nếu các file PDF gốc chứa nhiều hình ảnh, đồ họa hoặc các yếu tố đa phương tiện khác. Đây là vấn đề phổ biến và có thể gây khó khăn trong việc lưu trữ, chia sẻ qua email hoặc tải lên các nền tảng trực tuyến. Dưới đây là một số cách giúp giảm dung lượng của file PDF:

Nén file PDF: Bạn có thể sử dụng các công cụ nén PDF trực tuyến hoặc phần mềm như Adobe Acrobat, SmallPDF, hoặc ILovePDF để giảm kích thước file mà không làm giảm chất lượng tài liệu quá nhiều. Một số công cụ này cũng cho phép nén mà vẫn giữ nguyên chất lượng hình ảnh ở mức chấp nhận được.

Tối ưu hóa hình ảnh: Nếu PDF của bạn chứa hình ảnh có độ phân giải cao, bạn có thể giảm độ phân giải của hình ảnh trước khi ghép. Các công cụ như Adobe Acrobat Pro cho phép bạn tối ưu hóa các file PDF, giúp giảm dung lượng mà không làm giảm quá nhiều chất lượng của tài liệu.

Chia nhỏ file PDF: Nếu dung lượng file quá lớn và không thể gửi qua email, bạn có thể chia nhỏ tài liệu thành các phần nhỏ hơn. Các công cụ như PDFsam Basic hay SmallPDF hỗ trợ bạn chia nhỏ tài liệu thành nhiều file PDF có dung lượng vừa phải.

Thời gian chờ ghép PDF quá lâu

Thời gian ghép file PDF có thể kéo dài lâu nếu tài liệu quá lớn hoặc chứa nhiều trang, hình ảnh, hoặc các yếu tố phức tạp khác. Điều này có thể gây phiền toái, đặc biệt nếu bạn cần hoàn thành công việc nhanh chóng. Dưới đây là một số cách giúp giảm thời gian xử lý khi ghép file PDF:

Giảm kích thước file trước khi ghép: Nếu file PDF gốc quá lớn, việc giảm kích thước của từng file trước khi ghép có thể giúp giảm thời gian xử lý. Bạn có thể sử dụng các công cụ nén file PDF hoặc phần mềm chỉnh sửa PDF để tối ưu hóa các file gốc trước khi ghép.

Chọn công cụ ghép file nhanh chóng: Một số phần mềm và công cụ trực tuyến có khả năng xử lý file PDF nhanh chóng và hiệu quả hơn. Ví dụ, các công cụ như Adobe Acrobat Pro, Foxit PDF Editor, hoặc các dịch vụ trực tuyến như ILovePDF hay SmallPDF thường có tốc độ xử lý nhanh và dễ sử dụng.

Tránh quá nhiều file PDF cùng lúc: Nếu bạn đang ghép quá nhiều file PDF trong một lần, hãy thử chia nhỏ quá trình ghép. Ghép ít file một lần sẽ giúp giảm tải cho công cụ và giảm thời gian chờ đợi.

Kiểm tra kết nối Internet (đối với công cụ trực tuyến): Nếu bạn đang sử dụng các công cụ trực tuyến để ghép file, kết nối Internet yếu có thể làm chậm quá trình ghép. Hãy đảm bảo rằng bạn có kết nối Internet ổn định và mạnh mẽ khi sử dụng công cụ trực tuyến.

Bài viết trên của Tri Thức Software đã giới thiệu về 6 cách chèn file pdf vào pdf chi tiết và đơn giản. Bên cạnh đó, nếu các bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần tư vấn về bản quyền phần mềm, liên hệ hotline 028 22443013 để được gửi báo giá chi tiết. Chúc các bạn thành công!