Sharepoint online là gì? Ưu điểm vượt trội 2025
SharePoint Online là dịch vụ đám mây của Microsoft dùng để chia sẻ thông tin và làm việc cộng tác trong môi trường kinh doanh. Người dùng có thể lưu trữ, chia sẻ và quản lý tài liệu trực tuyến, cùng với các tính năng quản lý dự án, quản lý danh sách và công cụ tìm kiếm mạnh mẽ. SharePoint Online giúp tăng cường hiệu suất làm việc và cải thiện sự tổ chức của tổ chức.
Vậy Sharepoint online là gì? Ai nên sử dụng sharepoint online? Sử dụng sharepoint online mang lại hiệu quả gì?
Sharepoint online là gì?
SharePoint Online là một dịch vụ đám mây của Microsoft, được cung cấp như một phần của Office 365. Nó cung cấp một nền tảng để tổ chức chia sẻ, quản lý và lưu trữ thông tin và tài liệu trong một môi trường trực tuyến. SharePoint Online cho phép người dùng tạo ra các trang web, thư viện tài liệu, danh sách và các ứng dụng kinh doanh khác để hỗ trợ cộng tác và quản lý dự án.
Với SharePoint Online, người dùng có thể tạo ra các trang web và trình bày thông tin một cách dễ dàng và linh hoạt. Nó cung cấp các tính năng như quản lý tài liệu, phân quyền truy cập, cộng tác đồng thời trên cùng một tài liệu, tích hợp với các ứng dụng Office khác và khả năng tùy chỉnh cao để phù hợp với nhu cầu của tổ chức.
Sharepoint online có gì?
SharePoint Online cung cấp một loạt các tính năng và chức năng để hỗ trợ quản lý thông tin, cộng tác và xây dựng ứng dụng trong môi trường đám mây. Dưới đây là một số tính năng chính của SharePoint Online:
Sites và Pages (Trang web và trang)
SharePoint Online cho phép bạn tạo và quản lý các trang web, trang và trang wiki để tổ chức thông tin và tài liệu. Bạn có thể tạo các trang web dự án, trang intranet, trang wiki kiến thức và nhiều loại trang khác.
Document Libraries (Thư viện tài liệu)
SharePoint Online cung cấp một môi trường để tổ chức và lưu trữ tài liệu. Bạn có thể tạo các thư viện tài liệu để chia sẻ, quản lý và lưu trữ các tệp tin, văn bản, hình ảnh, video và nhiều loại tài liệu khác.
Lists (Danh sách)
SharePoint Online cho phép bạn tạo và quản lý các danh sách dữ liệu. Các danh sách có thể được sử dụng để theo dõi và quản lý thông tin như danh sách công việc, danh sách khách hàng, danh sách liên hệ và nhiều loại danh sách khác.
Collaboration and Teamwork (Cộng tác và làm việc nhóm)
SharePoint Online cung cấp các công cụ và tính năng để hỗ trợ cộng tác và làm việc nhóm. Bạn có thể chia sẻ tài liệu, thực hiện cộng tác đồng thời, gửi thông báo, tạo blog và diễn đàn trong một môi trường trực tuyến.
Workflows (Luồng công việc)
SharePoint Online cho phép bạn tạo và quản lý các luồng công việc tự động. Bạn có thể tạo các quy trình công việc để tự động hóa các quy trình kinh doanh, xử lý yêu cầu, gửi thông báo và thực hiện các tác vụ tự động khác.
Integration (Tích hợp)
SharePoint Online tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft như Microsoft Teams, Outlook, Power Automate, Power Apps và Microsoft Office. Điều này cho phép bạn làm việc liên tục trong môi trường quen thuộc và tận dụng các tính năng bổ sung của các ứng dụng khác.
Đây chỉ là một số tính năng chính của SharePoint Online. Nền tảng này cung cấp nhiều khả năng linh hoạt và có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu và yêu cầu cụ thể của mỗi tổ chức.
Ai nên sử dụng Sharepoint online?
SharePoint Online có thể được sử dụng bởi nhiều tổ chức và người dùng khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ về những đối tượng người dùng mà SharePoint Online có thể hữu ích:
Doanh nghiệp
SharePoint Online là một giải pháp quản lý thông tin và cộng tác mạnh mẽ cho các doanh nghiệp. Nó có thể được sử dụng để tổ chức và chia sẻ tài liệu, quản lý danh sách khách hàng, quản lý dự án, tạo các trang web nội bộ và thực hiện các quy trình công việc tự động.
Tổ chức phi lợi nhuận
Các tổ chức phi lợi nhuận như tổ chức từ thiện, tổ chức giáo dục hoặc tổ chức chính trị có thể sử dụng SharePoint Online để quản lý thông tin nội bộ, chia sẻ tài liệu cho cộng đồng, xây dựng cộng đồng trực tuyến và tạo ra các trang web thông tin cho thành viên hoặc đối tác.
Nhóm làm việc
SharePoint Online cung cấp một môi trường cộng tác linh hoạt cho các nhóm làm việc nhỏ và lớn. Các nhóm có thể sử dụng nó để chia sẻ tài liệu, quản lý nhiệm vụ, lên kế hoạch dự án, trao đổi thông tin và thực hiện cộng tác đồng thời trên các tài liệu.
Giáo dục
Các tổ chức giáo dục, từ trường học đến trường đại học, có thể sử dụng SharePoint Online để quản lý và chia sẻ tài liệu giảng dạy, lịch biểu, tài liệu học tập và hỗ trợ cộng tác giữa sinh viên và giảng viên.
Nhóm dự án
Các nhóm dự án có thể sử dụng SharePoint Online để quản lý dự án, chia sẻ tài liệu và thông tin, lên lịch công việc và theo dõi tiến độ. Nó cung cấp các công cụ cộng tác và tính năng quản lý dự án giúp đảm bảo sự hợp tác và tổ chức hiệu quả trong quá trình dự án.
Tuy nhiên, giới hạn sử dụng SharePoint Online không chỉ giới hạn trong các ví dụ trên. Nó có thể được tùy chỉnh và áp dụng linh hoạt cho nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng tổ chức hoặc cá nhân.
Những lợi ích khi sử dụng Sharepoint online
Sử dụng SharePoint Online có nhiều lợi ích đáng kể cho các tổ chức và người dùng. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng SharePoint Online:
Quản lý tài liệu hiệu quả
SharePoint Online cung cấp thư viện tài liệu cho phép tổ chức, chia sẻ và quản lý tài liệu một cách dễ dàng. Bạn có thể tạo các cấu trúc thư mục, phân quyền truy cập, theo dõi phiên bản và lịch sử chỉnh sửa để quản lý tài liệu một cách hiệu quả.
Cộng tác và chia sẻ thông tin
SharePoint Online cho phép người dùng chia sẻ và làm việc cùng nhau trên các tài liệu và dự án. Bạn có thể cộng tác đồng thời, đồng bộ hóa thông tin, gửi thông báo và tạo diễn đàn để tăng cường sự giao tiếp và cộng tác trong tổ chức.
Truy cập từ bất kỳ nơi nào, bất kỳ thiết bị nào
SharePoint Online cho phép truy cập vào thông tin và tài liệu từ bất kỳ nơi nào, bất kỳ thiết bị nào chỉ cần có kết nối Internet. Điều này cho phép người dùng làm việc linh hoạt và truy cập thông tin cần thiết mọi lúc, mọi nơi.
Tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác
SharePoint Online tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác của Microsoft như Microsoft Teams, Outlook, Power Automate và Power Apps. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tận dụng các tính năng bổ sung của các ứng dụng khác.
Tùy chỉnh và mở rộng
SharePoint Online cho phép tùy chỉnh và mở rộng theo nhu cầu của từng tổ chức. Bạn có thể tạo trang web theo ý muốn, tùy chỉnh giao diện, thiết kế biểu mẫu và triển khai ứng dụng doanh nghiệp để đáp ứng các yêu cầu cụ thể.
Quản lý dữ liệu và bảo mật
SharePoint Online cung cấp các tính năng quản lý dữ liệu và bảo mật như phân quyền truy cập, kiểm soát phiên bản, mã hóa dữ liệu và khả năng sao lưu. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng và tuân thủ các quy định bảo mật.
Quy trình công việc tự động
SharePoint Online hỗ trợ xây dựng và quản lý các quy trình công việc tự động. Bạn có thể tạo luồng công việc để tự động hóa các quy trình kinh doanh, giảm thiểu công việc thủ công và tăng hiệu suất làm việc.
Đây chỉ là một số lợi ích chính của SharePoint Online. Nền tảng này cung cấp nhiều tính năng và khả năng linh hoạt để tối ưu hóa quản lý thông tin và cộng tác trong tổ chức.
Điểm khác nhau giữa Sharepoint online và Sharepoint server
SharePoint Online và SharePoint Server là hai phiên bản khác nhau của nền tảng SharePoint của Microsoft. Dưới đây là một số điểm khác nhau quan trọng giữa SharePoint Online và SharePoint Server:
Đám mây và On-premises
SharePoint Online là một dịch vụ đám mây, trong khi SharePoint Server được triển khai và vận hành trên cơ sở hạ tầng của tổ chức (on-premises). SharePoint Online cung cấp khả năng truy cập từ xa và quản lý dễ dàng, trong khi SharePoint Server yêu cầu việc xây dựng và duy trì máy chủ trong tổ chức.
Cập nhật và phiên bản
SharePoint Online được cung cấp dưới dạng dịch vụ, nên các cập nhật và phiên bản mới được Microsoft tự động triển khai và quản lý. Trong khi đó, SharePoint Server yêu cầu tổ chức tự cập nhật và nâng cấp phiên bản để có được các tính năng và bản vá bảo mật mới nhất.
Quản lý hạ tầng
Với SharePoint Online, việc quản lý hạ tầng máy chủ, bảo mật, khả năng mở rộng và hiệu suất thuộc trách nhiệm của Microsoft. Trong khi đó, SharePoint Server yêu cầu tổ chức có kiến thức và nguồn lực để triển khai, quản lý và duy trì hạ tầng SharePoint trên máy chủ của mình.
Tính năng và tùy chỉnh
SharePoint Online cung cấp một tập hợp các tính năng và khả năng tùy chỉnh, nhưng có thể hạn chế so với SharePoint Server. SharePoint Server cung cấp một loạt các tính năng và khả năng tùy chỉnh rộng hơn, cho phép tổ chức tuỳ chỉnh theo nhu cầu cụ thể và tích hợp sâu hơn với các hệ thống và ứng dụng nội bộ.
Chi phí
SharePoint Online có mô hình giá cước dựa trên thuê bao hàng tháng hoặc năm, trong khi SharePoint Server yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu lớn để mua giấy phép và xây dựng hạ tầng. Tuy nhiên, SharePoint Server có thể có chi phí vận hành và duy trì cao hơn trong thời gian dài.
Lựa chọn giữa SharePoint Online và SharePoint Server phụ thuộc vào yêu cầu và tài nguyên của tổ chức. SharePoint Online thích hợp cho các tổ chức có nhu cầu linh hoạt, truy cập từ xa và không muốn quản lýhạ tầng. SharePoint Server phù hợp cho các tổ chức có nhu cầu tùy chỉnh mạnh mẽ và kiểm soát hoàn toàn hạ tầng SharePoint của mình.
Bảo mật và quản lý SharePoint Online
Bảo mật và quản lý SharePoint Online là một phần quan trọng trong việc sử dụng nền tảng này. SharePoint Online cung cấp các tính năng và công cụ để đảm bảo an ninh thông tin và quản lý dữ liệu. Dưới đây là một số khía cạnh quan trọng về bảo mật và quản lý trong SharePoint Online:
Quản lý quyền truy cập
SharePoint Online cho phép bạn quản lý quyền truy cập vào các tài liệu và nội dung. Bạn có thể thiết lập quyền truy cập theo vai trò và phân quyền truy cập cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ có những người được ủy quyền mới có thể truy cập và sửa đổi nội dung quan trọng.
Mã hóa dữ liệu
SharePoint Online hỗ trợ mã hóa dữ liệu để bảo vệ thông tin quan trọng. Dữ liệu được mã hóa khi lưu trữ và truyền qua mạng, giúp ngăn chặn truy cập trái phép từ bên ngoài.
Kiểm soát phiên bản và lịch sử chỉnh sửa
SharePoint Online cho phép bạn kiểm soát và theo dõi phiên bản và lịch sử chỉnh sửa của các tài liệu. Bạn có thể xem và khôi phục các phiên bản trước đó, giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và kiểm tra sự thay đổi.
Phát hiện và ngăn chặn vi phạm
SharePoint Online cung cấp các tính năng phát hiện và ngăn chặn vi phạm bảo mật. Bạn có thể thiết lập các chính sách và quy tắc để giám sát hoạt động, nhận cảnh báo về các hành vi đáng ngờ và ngăn chặn việc truy cập trái phép hoặc lợi dụng.
Bảo mật đa tầng
SharePoint Online áp dụng các lớp bảo mật đa tầng để bảo vệ dữ liệu. Điều này bao gồm bảo mật cấp độ hạ tầng, bảo vệ ứng dụng và cơ sở dữ liệu, cũng như kiểm soát quyền truy cập người dùng.
Quản lý chính sách
SharePoint Online cho phép bạn thiết lập và áp dụng các chính sách quản lý dữ liệu. Bạn có thể xác định quy tắc về lưu trữ, huỷ bỏ, và bảo quản dữ liệu để tuân thủ các quy định pháp lý và chính sách nội bộ của tổ chức.
Đánh giá và báo cáo bảo mật
SharePoint Online cung cấp các công cụ đánh giá và báo cáo bảo mật để theo dõi và đánh giá mức độ tuân thủ bảo mật. Bạn có thể xem các báo cáo về hoạt động, quyền truy cập, và sự vi phạm để đưa ra biện pháp cần thiết.
Những khía cạnh trên đề cập đến một số phần quan trọng trong bảo mật và quản lý SharePoint Online. Tuy nhiên, việc bảo mật và quản lý dữ liệu là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự chú ý và cập nhật liên tục để đảm bảo an toàn cho thông tin quan trọng của tổ chức.
Kết luận
Trong quá trình sử dụng SharePoint Online, bảo mật và quản lý dữ liệu là rất quan trọng. SharePoint Online cung cấp các tính năng và công cụ để quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, kiểm soát phiên bản, phát hiện vi phạm, và áp dụng chính sách quản lý dữ liệu. Việc quản lý bảo mật và dữ liệu trong SharePoint Online đòi hỏi sự quan tâm và cập nhật liên tục để đảm bảo an toàn và tuân thủ các quy định bảo mật.
Hy vọng bài viết trên đây của Tri Thức Software mang lại những thông tin hữu ích cho các bạn. Nếu quý khách có nhu cầu mua bản quyền phần mềm cũng như cần tư vấn về các giải pháp phần mềm, liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline (028) 22443013 để được hỗ trợ nhanh chóng.
Xem thêm bài viết:
Sharepoint 365 là gì? Lợi ích của sharepoint 365 bạn nên biết
