SharePoint 365, một phần của dịch vụ đám mây của Microsoft, đã trở thành một trong những công cụ quản lý nội dung và cộng tác hàng đầu trên thị trường hiện nay. Với nhiều tính năng và khả năng linh hoạt, SharePoint 365 mang lại lợi ích to lớn cho các tổ chức và doanh nghiệp, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và nâng cao sự cộng tác. Vậy sharepoint 365 là gì? Sharepoint 365 mang lại lợi ích gì cho người dùng? Cùng theo dõi bài viết sau đây để biết thêm chi tiết nhé!

Sharepoint 365 là gì?

SharePoint 365 là một phiên bản của SharePoint được cung cấp bởi Microsoft trong dịch vụ đám mây Office 365 (hiện nay là Microsoft 365). SharePoint là một nền tảng cộng tác và quản lý nội dung doanh nghiệp phát triển bởi Microsoft. Nó cung cấp một loạt các tính năng và công cụ cho phép các tổ chức chia sẻ, lưu trữ và quản lý thông tin và tài liệu.

SharePoint 365 cho phép người dùng tạo và quản lý các trang web cộng tác, danh mục dự án, lưu trữ tệp, quản lý tài liệu, công bố thông tin và tạo ra các ứng dụng doanh nghiệp. Nó cung cấp tính năng như việc chia sẻ và truy cập vào tệp, công cụ tìm kiếm thông tin, quản lý luồng công việc, tích hợp email và nhiều tính năng khác để hỗ trợ các quy trình làm việc trong tổ chức.

Các lợi ích của SharePoint 365 mới nhất 2024

SharePoint 365 cung cấp một loạt các tính năng và công cụ hữu ích cho việc quản lý nội dung và cộng tác trong tổ chức. Dưới đây là một số tính năng chính của SharePoint 365:

Lưu trữ và quản lý tệp tin

SharePoint 365 cho phép người dùng lưu trữ, quản lý và chia sẻ tệp tin và tài liệu trên nền tảng đám mây. Người dùng có thể tạo các thư mục, thẻ và quản lý phiên bản của tệp tin, đồng thời kiểm soát quyền truy cập và quyền chỉnh sửa.

Cộng tác và chia sẻ

Người dùng có thể tạo ra các trang web cộng tác và danh mục dự án để làm việc chung trên các tài liệu, dự án và nhiệm vụ. SharePoint 365 cung cấp các công cụ như cộng tác trực tiếp trên tài liệu, trao đổi ý kiến, thông báo và chia sẻ thông tin nhanh chóng.

Quản lý luồng công việc

SharePoint 365 cho phép người dùng xây dựng và quản lý các luồng công việc tự động để điều phối quy trình làm việc, phê duyệt và xử lý tài liệu. Người dùng có thể thiết kế các quy trình tùy chỉnh và gửi thông báo tự động khi các công việc hoàn thành.

Tìm kiếm thông tin

SharePoint 365 cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ để người dùng nhanh chóng tìm kiếm và truy cập vào thông tin, tệp tin và tài liệu cần thiết. Công cụ tìm kiếm thông minh và bộ lọc giúp người dùng thu hẹp kết quả tìm kiếm theo yêu cầu cụ thể.

Công bố thông tin

Người dùng có thể công bố thông tin và tài liệu trên các trang web công cộng hoặc nội bộ của tổ chức. SharePoint 365 cung cấp các công cụ tạo và quản lý trang web, blog và wiki, giúp tổ chức chia sẻ thông tin và tương tác với cộng đồng nội bộ.

Tích hợp và kết nối

SharePoint 365 tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng và dịch vụ khác của Office 365, chẳng hạn như Outlook, Teams và OneDrive. Điều này giúp người dùng dễ dàng chia sẻ thông tin, làm việc cùng nhau và kết nối với các công cụ và dữ liệu khác trong tổ chức.

Tính linh hoạt di động

SharePoint 365 cung cấp ứng dụng di động cho iOS và Android, cho phép người dùng truy cập và làm việc trên SharePoint từ điện thoại di động hoặc máy tính bảng. Điều này cho phép người dùng làm việc từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Đây chỉ là một số tính năng chính của SharePoint 365. Platform này còn có nhiều tính năng khác như quản lý dữ liệu, bảo mật và hợp nhất dữ liệu từ các nguồn khác nhau để tạo ra ứng dụng doanh nghiệp tùy chỉnh.

Cách sử dụng SharePoint 365 hiệu quả

Để sử dụng SharePoint 365, bạn có thể tuân theo các bước sau đây:

Truy cập vào SharePoint

Đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của bạn thông qua trình duyệt web. Sau đó, truy cập vào phần SharePoint trong trang web Office 365 hoặc sử dụng liên kết SharePoint cụ thể được cung cấp cho tổ chức của bạn.

Tạo site hoặc trang web

Bạn có thể tạo một site hoặc trang web mới để bắt đầu công việc của mình. Chọn "Create Site" hoặc "Create" để tạo mới và chọn loại site hoặc trang web phù hợp với nhu cầu của bạn, ví dụ như Team Site, Communication Site, Document Library, Project Site, và nhiều hơn nữa.

Tải lên và quản lý tệp tin

Trên site hoặc trang web của bạn, bạn có thể tải lên các tệp tin và tài liệu bằng cách chọn "Upload" hoặc kéo và thả tệp tin từ máy tính của bạn vào thư mục tương ứng. Bạn có thể tạo thư mục con, thực hiện thao tác sao chép, di chuyển, đổi tên và xóa tệp tin để quản lý tệp tin của mình.

Chia sẻ và cộng tác

Để chia sẻ tệp tin hoặc trang web với người khác, bạn có thể chọn tệp tin hoặc trang web, sau đó nhấp vào nút "Share" để chọn người nhận và quyền truy cập. Bạn cũng có thể mời người khác vào site hoặc trang web của mình để cùng cộng tác trên tài liệu và dự án.

Tìm kiếm thông tin

SharePoint 365 cung cấp công cụ tìm kiếm mạnh mẽ để tìm kiếm thông tin trong site hoặc trang web của bạn. Sử dụng thanh tìm kiếm trên cùng của trang để nhập từ khóa tìm kiếm hoặc sử dụng bộ lọc và tìm kiếm tiên tiến để thu hẹp kết quả tìm kiếm theo yêu cầu cụ thể.

Quản lý luồng công việc

Bạn có thể tạo và quản lý các luồng công việc tự động trên SharePoint 365 để điều phối và tự động hóa quy trình làm việc. Sử dụng công cụ "Flow" hoặc "Power Automate" có sẵn trong SharePoint để tạo quy trình tùy chỉnh và kích hoạt các hành động trong luồng công việc.

Tích hợp và kết nối

SharePoint 365 tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác trong Microsoft 365 như Outlook, Teams và OneDrive. Bạn có thể sử dụng tích hợp này để chia sẻ tệp tin, gửi thông báo, làm việc cùng nhau và kết nối dữ liệu giữa các ứng dụng.

Đây chỉ là một hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng SharePoint 365. Các tính năng và quy trình làm việc có thể khác nhau tùy thuộc vào cấu hình và yêu cầu của tổ chức của bạn.

Kết luận

SharePoint 365 là một nền tảng cộng tác và quản lý nội dung trong môi trường điện toán đám mây. Nó cung cấp nhiều tính năng và lợi ích, bao gồm cộng tác và chia sẻ thông tin, quản lý tài liệu, quản lý dự án và công việc, quản lý luồng công việc, tích hợp và kết nối với các ứng dụng khác trong Microsoft 365. SharePoint 365 được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức để cải thiện sự phối hợp và làm việc nhóm, quản lý tài liệu và nội dung, và tăng cường hiệu suất làm việc.

Hy vọng bài viết trên đây của Tri Thức Software mang lại những thông tin hữu ích cho các bạn.

Xem thêm bài viết:

CSP là gì? Tìm hiểu CSP của Microsoft 365 mới nhất

Phần mềm Autodesk Desktop App là gì? Tính năng của Autodesk Desktop App