Nhiều người nghĩ rằng Sway chỉ là phiên bản PowerPoint với nhiều tính năng mới hiện đại hơn, nhằm cải thiện khả năng tạo các bài thuyết trình tương tác. Tuy nhiên, thực tế là Microsoft đã thiết kế Sway và PowerPoint với các mục đích và nhu cầu sử dụng khác nhau, phục vụ cho những đối tượng người dùng khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu những điểm khác biệt của PowerPoint vs Sway giúp bạn có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình.

Khái niệm của PowerPoint vs Sway

PowerPoint

Microsoft PowerPoint là phần mềm tạo bài thuyết trình phổ biến nhất, được phát hành lần đầu tiên vào năm 1987. Nó cho phép người dùng tạo các bài thuyết trình với các slide tĩnh, mỗi slide có thể chứa văn bản, hình ảnh, đồ thị, bảng và các hiệu ứng chuyển tiếp. PowerPoint hỗ trợ nhiều tính năng nâng cao như hoạt hình, chuyển tiếp, và tích hợp với các công cụ khác của Microsoft Office. Phần mềm này được sử dụng rộng rãi trong môi trường giáo dục, kinh doanh, và các buổi hội thảo để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chuyên nghiệp.

Sway

Microsoft Sway là một ứng dụng tạo bài thuyết trình và tài liệu trực tuyến được giới thiệu vào năm 2014. Sway khác biệt với PowerPoint ở chỗ nó cho phép người dùng tạo các bài thuyết trình và báo cáo tương tác theo kiểu cuộn trang, không dựa vào cấu trúc slide cố định. Sway cung cấp khả năng tích hợp nội dung từ nhiều nguồn khác nhau như văn bản, hình ảnh, video và liên kết web, và tự động điều chỉnh định dạng và thiết kế để phù hợp với các thiết bị khác nhau. Sway hướng đến việc tạo ra các tài liệu tương tác, dễ chia sẻ và dễ truy cập từ bất kỳ đâu, phục vụ cho nhu cầu thuyết trình trực tuyến hoặc chia sẻ nội dung một cách linh hoạt.

Cách tạo nội dung của PowerPoint vs Sway

Tạo nội dung

Powerpoint: Bạn có thể tự do thêm nhiều loại nội dung vào bản trình bày của mình, bao gồm: văn bản, hình ảnh (tải lên hoặc sử dụng tính năng Chèn ảnh trực tuyến để tìm kiếm trên Bing), album ảnh, đồ thị và biểu đồ (tạo từ PowerPoint), âm thanh và video, phương trình, và bản ghi màn hình (ghi từ PowerPoint). Phiên bản mới nhất còn hỗ trợ chèn các đối tượng 3D, mặc dù các đối tượng này cần phải được tạo bên ngoài PowerPoint.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Insert Objects (Chèn Đối tượng) để tích hợp toàn bộ tệp như bảng tính Excel và tài liệu Word vào bản trình bày. Các phiên bản PowerPoint mới hơn được cập nhật với tính năng Design Ideas (Ý tưởng thiết kế), giúp gợi ý bố cục slide dựa trên nội dung. Dù không hoạt động cho tất cả các slide, nhưng tính năng này thường hỗ trợ tốt với các slide có hình ảnh và văn bản.

Sway: Trong Sway, có một số phương thức khác nhau để thêm nội dung:

• Tải Nội Dung Lên: Bạn có thể tải trực tiếp các tài liệu như Word lên Sway, và ứng dụng sẽ tự động xây dựng phần cốt lõi cho bản trình bày. Sway hỗ trợ tích hợp với OneDrive, cho phép bạn thêm nội dung đã lưu trên đó.
• Kéo Nội Dung từ Web: Bạn có thể kéo và thả nội dung từ web vào Sway bằng cách tìm kiếm trên Bing và lấy nội dung từ các trang web như Wikipedia, YouTube, và Flickr. Mặc dù bạn có thể giới hạn tìm kiếm của mình ở các nội dung thuộc Creative Commons, bạn vẫn cần tôn trọng bản quyền và đảm bảo quyền sử dụng dữ liệu.
• Gợi Ý Nội Dung: Sway cũng có khả năng đề xuất nội dung dựa trên những gì bạn đã thêm vào bản trình bày, giúp bạn tạo nội dung phong phú hơn.

Giao diện thiết kế:

PowerPoint: Bài thuyết trình trong PowerPoint chỉ có thể được tạo dưới định dạng trình chiếu. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng một số tính năng và hiệu ứng để làm cho bản trình bày trở nên liền mạch hơn. Ví dụ, bạn có thể thêm hiệu ứng chuyển tiếp và thiết lập bộ hẹn giờ để bản trình bày chạy tự động qua các slide.

Sway: Sway cung cấp ba tùy chọn bố cục khác nhau cho việc trình bày nội dung:

• Vertical (Cuộn Dọc): Giống như cuộn qua một trang web, nội dung sẽ được trình bày theo chiều dọc.
• Horizontal (Cuộn Ngang Liên Tục): Nội dung cuộn qua theo chiều ngang, mang lại trải nghiệm mượt mà và liên tục.
• Slideshow (Trình Chiếu): Tương tự như cách trình bày trong PowerPoint, với các slide chuyển tiếp theo thứ tự.

Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các bố cục này trong tab Design (Thiết kế trực tuyến) và chọn phong cách phù hợp bằng cách nhấp vào Style (Kiểu dáng phong cách).

Mẫu thiết kế

PowerPoint: PowerPoint cung cấp hàng ngàn mẫu trình bày có sẵn, nhiều mẫu được hiển thị ngay khi bạn mở ứng dụng. Bạn cũng có thể tạo các mẫu trình bày riêng của mình, linh hoạt thiết kế theo ý thích để phù hợp với nhu cầu của bạn.

Sway: Sway có ít mẫu có sẵn hơn so với PowerPoint. Bạn có thể xem một số mẫu trên trang My Sways và lưu chúng vào Sway để làm mẫu cho các bài thuyết trình của mình. Trong Sway, có một số mẫu thiết kế gọi là Styles (Phong cách), nhưng những mẫu này chỉ ảnh hưởng đến thiết kế tổng thể và không can thiệp vào các lựa chọn thiết kế cụ thể, mặc dù bạn có thể tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của bạn.

Chia sẻ bản trình bày

PowerPoint: Khả năng chia sẻ bài thuyết trình trong PowerPoint phụ thuộc vào phiên bản bạn đang sử dụng. Nếu bạn có đăng ký Office 365, việc chia sẻ dễ dàng qua email hoặc liên kết là hoàn toàn có thể. Ngược lại, nếu bạn sử dụng phiên bản PowerPoint trên máy tính để bàn không kết nối với Office 365, bạn cần phải lưu bản trình bày của mình và chia sẻ nó qua email hoặc các phương tiện khác để gửi tệp.

Để gửi bản trình bày cuối cùng mà không cho phép chỉnh sửa, bạn có thể khóa bản trình bày, lưu dưới dạng PDF và sau đó gửi hoặc tải lên các trang web như Slideshare.

Sway: Với Sway, bạn có thể tùy chọn người nhận và quyền truy cập cho họ, bao gồm các quyền chỉ xem hoặc chỉnh sửa. Bạn cũng có thể kiểm soát việc chia sẻ thêm với người khác. Dù bạn chọn quyền truy cập nào, bạn sẽ cần gửi liên kết đến Sway của bạn cho người nhận.

Ngoài ra, bạn có thể nhúng Sway vào các trang web khác, với liên kết chia sẻ được nhúng dưới dạng iframe.

Tính tương thích

PowerPoint: Nếu bạn đang sử dụng PowerPoint thông qua gói dịch vụ Office 365, bạn có thể cộng tác với nhiều người dùng cùng lúc. Tính năng cộng tác này không có sẵn trong phiên bản PowerPoint độc lập.

Sway: Vì Sway hoạt động trên nền tảng đám mây, nó đã tích hợp sẵn tính năng cộng tác. Bạn chỉ cần chọn Edit (Chỉnh sửa) trong phần Invite people to… khi tạo liên kết để mời người khác tham gia chỉnh sửa.

Xem thêm:

Phần mềm Copilot là gì? Cách kích hoạt tính năng của Copilot

Phần mềm office 365 là gì? Những lợi ích của Microsoft Office

Về cách sử dụng và cài đặt của PowerPoint vs Sway

Cách sử dụng

PowerPoint: Để sử dụng PowerPoint, bạn cần đăng ký dịch vụ Office 365 hoặc phiên bản Office độc lập. Một số gói Office 365 chỉ cung cấp phiên bản web của PowerPoint cùng các chương trình Office khác, không bao gồm tất cả các chức năng đầy đủ của phiên bản máy tính để bàn.

Sway: Sway có thể được sử dụng miễn phí thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng iOS (hiện tại không có ứng dụng Android), và cũng có mặt trên Windows 10. Nó cũng được bao gồm trong gói Office 365 dành cho doanh nghiệp và trường học, với người dùng Office 365 được hưởng thêm các tính năng như kiểm soát nâng cao đối với người xem Sways và nhiều tùy chọn nội dung hơn.

Thao tác trực tuyến

PowerPoint: Phiên bản PowerPoint dành cho máy tính để bàn có thể sử dụng khi không kết nối internet, mặc dù bạn sẽ không thể lưu tài liệu lên đám mây hoặc tìm kiếm hình ảnh trực tuyến. Các tính năng khác sẽ hoạt động bình thường khi không có kết nối.

Sway: Vì Sway là ứng dụng web, nó chỉ hoạt động khi có kết nối internet, dù bạn đang sử dụng ứng dụng trên máy tính để bàn hoặc iOS.

Sử dụng các tính năng mới

PowerPoint: Người dùng Office 365 có thể truy cập các tính năng mới của PowerPoint ngay khi chúng có sẵn. Đối với người dùng phiên bản độc lập hoặc gói Office không phải Office 365, bạn cần mua phiên bản mới nhất của phần mềm để được cập nhật các tính năng mới nhất. Phiên bản mới nhất hiện nay là PowerPoint 2019 (hoặc Office 2019), phát hành vào cuối năm 2018.

Sway: Là một ứng dụng web, Sway cung cấp các tính năng mới ngay khi chúng được phát hành. Tuy nhiên, các tính năng dành riêng cho người dùng Office 365 sẽ không khả dụng cho tất cả người dùng Sway.

Nên chọn phần mềm PowerPoint hay Sway?

Không có quy định hay khuyến nghị cụ thể nào về việc nên sử dụng Sway hay PowerPoint; mỗi ứng dụng đều có những ưu điểm riêng và phục vụ các nhu cầu khác nhau của người dùng, tùy thuộc vào mục đích và cách thức xây dựng bản trình bày. Do đó, trước khi quyết định ứng dụng nào là phù hợp nhất, hãy xem xét nội dung của bạn và đối tượng mà bạn muốn tiếp cận.

Nếu bạn cần tạo một bản trình bày chứa nhiều dữ liệu với các biểu đồ và đồ thị phức tạp, PowerPoint có thể là lựa chọn tốt nhất. Ngược lại, nếu bạn muốn xây dựng một bản trình bày dựa nhiều vào hình ảnh và nội dung trực tuyến, Sway có thể là sự lựa chọn hợp lý hơn.

Kết luận

Điều quan trọng cần lưu ý là Sway không phải là ứng dụng thay thế cho PowerPoint; mỗi ứng dụng đều có những điểm mạnh và bổ trợ cho nhau. Sway được thiết kế chủ yếu cho nền tảng web, mang đến các tính năng mạnh mẽ hỗ trợ cộng tác, gợi ý thiết kế phù hợp với ý tưởng trình bày, và chia sẻ dữ liệu với nhiều người dùng cùng lúc. Ngược lại, PowerPoint phụ thuộc nhiều vào các mẫu có sẵn, clipart và nội dung kéo thả từ các chương trình Microsoft Office khác. PowerPoint cho phép người dùng tùy chỉnh linh hoạt bài thuyết trình, từ kích thước phông chữ đến vị trí chính xác của logo. Thêm vào đó, PowerPoint còn hỗ trợ tạo video đơn giản nhờ vào tính năng ghi màn hình.

Bài viết trên của Tri Thức Software đã chia sẻ những khía cạnh khác biệt giữa PowerPoint vs Sway. Hy vọng bạn có thể chọn được nền tảng phù hợp với nhu cầu của sử dụng của mình. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!