Trong thời đại số hóa, việc quản lý công việc hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong thành công của cá nhân và doanh nghiệp. Microsoft Planner là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tổ chức, theo dõi và cộng tác trên các dự án một cách trực quan, dễ dàng. Với giao diện thân thiện và khả năng tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft 365, Planner trở thành lựa chọn hàng đầu cho những ai muốn tối ưu hóa quy trình làm việc. Bài viết này sẽ hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Planner chi tiết, từ việc tạo kế hoạch, theo dõi tiến độ, đến ứng dụng trên thiết bị di động. Đồng thời, bạn cũng sẽ khám phá cách xuất kế hoạch sang Excel và tích hợp với các công cụ khác để nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy cùng khám phá ngay!

Microsoft Planner là gì?

Microsoft Planner là một công cụ quản lý công việc và dự án thuộc hệ sinh thái Microsoft 365, giúp cá nhân và nhóm làm việc lập kế hoạch, tổ chức nhiệm vụ, phân công công việc và theo dõi tiến độ một cách trực quan. Với giao diện thân thiện, Planner giúp bạn dễ dàng quản lý công việc mà không cần đến các phần mềm phức tạp như Trello, Asana hay Jira.

Microsoft Planner được thiết kế theo mô hình Kanban, cho phép người dùng tạo các Buckets (Nhóm nhiệm vụ), thêm Tasks (Nhiệm vụ) và kéo thả giữa các cột để cập nhật trạng thái công việc. Ngoài ra, công cụ này còn tích hợp chặt chẽ với Microsoft Teams, Outlook, OneNote, To Do, giúp bạn làm việc nhóm hiệu quả và tối ưu hóa quy trình quản lý dự án.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Planner chi tiết

Cách tạo một Plan

1. Tạo Một Kế Hoạch Mới

Bước 1: Mở Microsoft Planner 

Bước 2: Chọn "New plan" từ thanh bên trái.

Bước 3: Nhập tên kế hoạch của bạn.

Bước 4: Lựa chọn cài đặt quyền riêng tư (privacy option):

• Công khai (Public) – Bất kỳ ai trong tổ chức có thể xem và tìm thấy kế hoạch.
• Riêng tư (Private) – Chỉ những thành viên được mời mới có thể truy cập.

Bước 5: Chọn mức độ bảo mật của plan:

• Public (Công khai)
• Internal use onl (Chỉ sử dụng nội bộ)
• Proprietaryl (Độc quyền)
• Highly restricted (Hạn chế)
• Highly confidential (Tuyệt mật)

Bước 6: Chọn "Options" và nhập thông tin mô tả plan của bạn.

Bước 7: Chọn "Create plan" để hoàn tất.

Sau khi kế hoạch được tạo, bạn sẽ thấy giao diện như sau.

2. Thêm Thành Viên Vào Kế Hoạch

Bước 1: Chọn "Members" bên phải màn hình.

Bước 2: Nhập tên hoặc email của người cần thêm vào kế hoạch.

Bước 3: Giao nhiệm vụ hoặc công việc cho từng người.

3. Thêm Buckets mới

Bước 1: Nhấp "Add new bucket"

Bước 2: Nhập tên → Nhấn Enter.

Lưu ý: Nếu không thấy nút "Add new bucket", chọn "Group by’" (góc trên phải) → Chọn "Bucket".

4. Thêm Task cho Plan

Bước 1:Chọn “+ Add task” dưới tiêu đề bucket.

Bước 2: Chọn “Enter a task name”

Bước 3: Nhập tên task

Bước 4: Chọn:

• Enter để tạo nhanh.
• "Set due date" để chọn ngày.
• "Assign" giao nhiệm vụ.
• Nhấn "Add Task" và hoàn tất.

5. Chỉnh Sửa Task

Bước 1: Chọn task để mở cửa sổ chỉnh sửa.

Bước 2: Thay đổi tên, người phụ trách, bucket, tiến độ, ngày bắt đầu/kết thúc.

Bước 3: Thêm ghi chú, danh sách kiểm tra, tệp đính kèm, bình luận.

Bước 4: Nhấn "Close" để lưu.

Để hiển thị nội dung trên thẻ nhiệm vụ, chọn "Show on card".

Cách theo dõi tiến độ công việc

1. Cập Nhật Trạng Thái

Mở nhiệm vụ, đổi trạng thái từ "‘Not started" sang "‘In progress" hoặc "Completed".

Đặt mức độ ưu tiên: Thấp, Trung bình (mặc định), Quan trọng hoặc Khẩn cấp.

2. Thêm Danh Sách Checklist 

Khi lập kế hoạch, bạn có thể cần theo dõi danh sách công việc cho từng nhiệm vụ. Planner cho phép thêm danh sách kiểm tra để giúp bạn quản lý hiệu quả công việc cần làm.

Thêm danh sách kiểm tra

• Mở task cần thêm danh sách.
• Nhấp vào "‘Add an item" dưới phần Danh sách kiểm tra.
• Nhập nội dung mục kiểm tra.
• Nhấn Enter để thêm mục tiếp theo.

Đánh dấu mục hoàn thành

• Tích vào ô bên trái của từng mục để đánh dấu hoàn thành.
• Thanh tiến trình sẽ xuất hiện phía trên danh sách kiểm tra, hiển thị mức độ hoàn thành.

Chuyển mục danh sách kiểm tra thành nhiệm vụ mới

• Di chuột qua mục cần chuyển đổi.
• Nhấp vào nút "Make this a new task"

Tiến độ danh sách kiểm tra cũng có thể hiển thị trên bản xem trước nhiệm vụ. Bản xem trước sẽ hiển thị ba mục chưa hoàn thành tiếp theo trong danh sách và cho biết mức độ hoàn thành của danh sách kiểm tra.

3. Sử Dụng Biểu Đồ Để Theo Dõi Tiến Độ Kế Hoạch

Planner cung cấp chế độ xem Biểu đồ (Charts) để bạn có cái nhìn tổng quan về tiến độ thực hiện kế hoạch:

• Xem số lượng nhiệm vụ theo các trạng thái: Đã hoàn thành, Đang thực hiện, Chưa bắt đầu, Quá hạn.
• Lọc nhiệm vụ theo Nhóm, Mức độ ưu tiên, Thành viên để đánh giá tiến độ của từng người trong nhóm.
• Dữ liệu trực quan giúp bạn dễ dàng điều chỉnh kế hoạch để tối ưu công việc.

4. Quản Lý Nhiệm Vụ Trên Lịch Trình (Schedule)

Planner hỗ trợ chế độ xem Lịch trình (Schedule) giúp bạn theo dõi nhiệm vụ theo tuần hoặc tháng:

• Kéo và thả nhiệm vụ để thay đổi ngày đến hạn một cách dễ dàng.
• Xem tổng quan khối lượng công việc trong từng ngày để điều chỉnh lịch trình hợp lý.

5. Cài Đặt Thông Báo Qua Email

Bạn sẽ nhận thông báo tự động khi có nhiệm vụ mới hoặc nhiệm vụ sắp đến hạn. Để bật hoặc tắt thông báo:

• Nhấp vào Cài đặt (góc trên bên phải màn hình).
• Chọn Thông báo và bật/tắt các tùy chọn:
• Nhận thông báo khi có người giao nhiệm vụ cho tôi (qua Email, Microsoft Teams, thông báo đẩy trên di động).
• Nhận thông báo khi nhiệm vụ bị trễ hoặc sắp đến hạn (qua Email).
• Nhấp Lưu để áp dụng thay đổi.

Cách tích hợp Planner với Microsoft Teams

Microsoft Planner có thể được tích hợp trực tiếp vào Microsoft Teams để giúp nhóm của bạn quản lý công việc hiệu quả hơn. Dưới đây là cách thêm Planner vào kênh nhóm trong Teams.

Bước 1: Trong nhóm, chọn "Add a tab +".

Bước 2: Trong hộp thoại Thêm tab, chọn "Tasks by Planner and To Do’".

Bước 3: Trong hộp thoại Nhiệm vụ theo Planner và Việc cần làm, chọn:

• "Create a new plan" để tạo và thêm kế hoạch vào tab.
• "Use an existing plan" để thêm một kế hoạch có sẵn vào tab.
• Chọn có đăng thông báo về tab mới hay không, sau đó nhấn "Save".

Bước 4: Tab sẽ được thêm vào cùng các tab khác, bạn có thể bắt đầu thêm nhiệm vụ vào bảng.

Bước 5: Lặp lại để thêm nhiều kế hoạch vào kênh nếu cần.

Lưu ý: Bạn có thể thêm cùng một kế hoạch vào nhiều tab mà không tạo bản sao mới.

Cách xuất một kế hoạch sang Excel

Nếu bạn muốn sắp xếp, lọc, tạo báo cáo hoặc chia sẻ kế hoạch với người không phải thành viên, hãy xuất kế hoạch sang Excel. File xuất sẽ bao gồm tên kế hoạch, ID kế hoạch, ngày xuất và toàn bộ nhiệm vụ cùng chi tiết.

Cách thực hiện:

• Trong menu kế hoạch, chọn nút tùy chọn "(...)".
• Chọn "Export plan to Excel".
• Khi được hỏi về file "[Plan name].xlsx", chọn “Open" hoặc "Save".

Cách sử dụng Microsoft Planner trên Android

Microsoft Planner trên Android mang đến hầu hết các tính năng tương tự như phiên bản web, giúp bạn quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, một số thao tác vẫn cần thực hiện trên trình duyệt. Đặc biệt, Planner trên Android cho phép bạn thêm ảnh trực tiếp bằng camera của thiết bị – điều không thể thực hiện trên phiên bản web.

Cách Thêm Ảnh Vào Nhiệm Vụ Bằng Camera Thiết Bị

Để đính kèm ảnh vào một nhiệm vụ trong Microsoft Planner trên Android, bạn thực hiện theo các bước sau:

• Mở ứng dụng Planner trên Android và chọn một kế hoạch bất kỳ.
• Nhấn vào nhiệm vụ mà bạn muốn thêm ảnh.
• Chọn "Add attachments"
• Ở góc dưới bên phải, nhấn vào dấu "+".
• Chọn "Add image from camera".
• Chụp ảnh, sau đó nhấn "OK" nếu muốn sử dụng ảnh đó. Nhấn "Thử lại" nếu muốn chụp lại.

Ảnh vừa chụp sẽ xuất hiện trong danh sách Tệp đính kèm của nhiệm vụ.

Tùy Chỉnh Hiển Thị Ảnh Trên Thẻ Nhiệm Vụ

Ảnh đầu tiên được thêm vào sẽ tự động hiển thị trên thẻ nhiệm vụ. Nếu muốn thay đổi ảnh hiển thị, vào mục Tệp đính kèm, nhấn vào dấu ba chấm (…) trên ảnh, sau đó chọn:

• "Show on card" để đặt ảnh làm hình đại diện của nhiệm vụ.
• "‘Don't show on card" nếu không muốn ảnh xuất hiện trên nhiệm vụ.

Cách sử dụng Microsoft Planner trên iOS

• Mở Planner trên iOS và chọn một nhiệm vụ trong kế hoạch.
• Nhấn "Add attachments".
• Ở góc trên phải, nhấn dấu "+".
• Chọn "Take photo", sau đó chụp ảnh.
• Nhấn sử dụng ảnh (Use Photo) hoặc chụp lại (Retake) nếu cần.

Ảnh sẽ xuất hiện trong Tệp đính kèm. Nhấn mũi tên quay lại để xem trên thẻ nhiệm vụ. Ảnh gần nhất sẽ hiển thị trên thẻ, nhưng bạn có thể thay đổi bằng cách vào Tệp đính kèm, nhấn "...", rồi chọn "Show on card" hoặc "Don't show on card".

Hy vọng bài viết trên của Tri Thức Software giúp bạn sử dụng Microsoft Planner hiệu quả. Mọi thắc mắc liên hệ chúng tôi qua hotline 028 22443013 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.

Xem thêm:

Phần mềm Copilot là gì? Cách kích hoạt tính năng của Copilot

Phần mềm office 365 là gì? Những lợi ích của Microsoft Office