Bạn đang tìm cách gửi hàng loạt email, thư mời hay các tài liệu cá nhân hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả? Tính năng Mail Merge trong Word chính là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn. Trong bài viết này, Tri Thức Software sẽ hướng dẫn bạn cách làm mail merge trong Word đơn giản và nhanh chóng. Cùng tham khảo ngay nhé!.

Mail Merge Trong Word Là Gì?

Mail Merge trong Word (tên tiếng Việt: Gộp thư) là một công cụ mạnh mẽ trong Microsoft Word, giúp bạn tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu với thông tin cá nhân hóa cho từng người nhận, chẳng hạn như tên, địa chỉ, email hoặc các chi tiết khác. Công cụ này thường được sử dụng trong các chiến dịch marketing, gửi thư mời, thông báo, hóa đơn, hay các tài liệu yêu cầu thông tin cụ thể từ một nguồn dữ liệu.

Quá trình mail merge giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức bằng cách tự động hóa việc nhập các thông tin cá nhân vào nhiều tài liệu mà không cần phải sao chép, dán thủ công. Mail Merge có thể sử dụng nguồn dữ liệu từ nhiều dạng khác nhau, chẳng hạn như bảng tính Excel, cơ sở dữ liệu Access, hay danh bạ từ Outlook.

Cách Làm Mail Merge Trong Word Đơn Giản

Hướng dẫn nhanh

Chuẩn bị dữ liệu: Tạo danh sách dữ liệu trong Excel và mẫu đơn cần gửi trong Word.

Mở Word: Truy cập vào tài liệu mẫu trong Word, sau đó vào tab Mailings trên thanh công cụ.

Bắt đầu Mail Merge: Chọn Start Mail Merge và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Tạo liên kết với dữ liệu: Trong hộp thoại bên phải, ở bước 1, chọn kiểu tài liệu bạn muốn tạo. Bước 2, chọn mẫu thư phù hợp, rồi ở bước 3, lựa chọn dữ liệu từ file Excel.

Chỉnh sửa nội dung: Bước 4, rà soát và sửa chữa bất kỳ phần nào thiếu hoặc sai sót.

Hoàn thành và tạo thư hàng loạt: Bước 5, điền thông tin cá nhân (như tên) và cuối cùng, chọn Edit Individual Letters... để tạo ra các mẫu thư hàng loạt tự động.

Hướng dẫn chi tiết

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các bước thực hiện Mail Merge trong Word, giúp bạn dễ dàng tạo thư hàng loạt từ dữ liệu trong Excel:

Bước 1: Tạo mẫu danh sách và mẫu đơn

Mẫu Danh Sách trong Excel: Tạo một danh sách dữ liệu trong Excel, ví dụ như danh sách tên khách hàng, địa chỉ, và các thông tin cần thiết khác.

Mẫu Đơn trong Word: Tạo mẫu thư (hoặc tài liệu khác) trong Word mà bạn muốn gửi đi.

Bước 2: Mở tài liệu mẫu đơn và vào Tab "Mailings"

Mở tài liệu mẫu thư trong Word.

Vào tab Mailings trên thanh công cụ của Word.

Nhấn vào Start Mail Merge, sau đó chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard để bắt đầu quá trình.

Bước 3: Chọn loại tài liệu Mail Merge

Bên phải màn hình, hộp thoại Step-by-Step Mail Merge Wizard sẽ hiện ra với 6 bước.

Ở Step 1, chọn loại tài liệu bạn muốn tạo:

• Letters: Thư mời.
• E-mail messages: Email.
• Envelopes: Phong thư.
• Labels: Thư theo nhãn.
• Directory: Thư theo danh mục.

Sau đó nhấn Next.

Bước 4: Chọn mẫu thư

Ở Step 2, bạn chọn mẫu thư cho mail merge:

• Use the current document: Sử dụng mẫu thư hiện tại bạn đang mở.
• Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word (nếu bạn chưa có mẫu thư).
• Start from an existing document: Chọn mẫu thư đã tạo sẵn.
• Nhấn Next.

Bước 5: Chọn dữ liệu từ file Excel

Ở Step 3, bạn cần kết nối dữ liệu từ file Excel:

• Nhấn Browse... và chọn file Excel chứa thông tin bạn muốn sử dụng.
• Chọn Sheet chứa dữ liệu khách mời.
• Tích chọn các thông tin cần thiết, loại bỏ dữ liệu không muốn sử dụng.
• Nhấn OK để xác nhận.

Bước 6: Chỉnh sửa thư (nếu cần)

Ở Step 4, bạn có thể chỉnh sửa nội dung thư nếu cần. Thông thường, nếu mẫu thư đã đầy đủ, bạn có thể bỏ qua bước này.

Bước 7: Điền tên và thông tin vào thư

Ở Step 5, điền thông tin vào các trường trống trong thư:

• Nhấn Insert Mail Merge Field để chọn trường dữ liệu từ file Excel (ví dụ: tên khách mời, địa chỉ,...).
• Nếu bạn muốn bức thư hiển thị tên khách mời trực tiếp trong thư, chỉ cần nhấn vào mũi tên nhỏ ở Step 5.

Bước 8: Hoàn tất mail merge

Ở Step 6, nhấn Edit individual letters... để Word tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư.

Lúc này, bạn sẽ có một tài liệu Word chứa các thư cá nhân hóa, sẵn sàng để in hoặc gửi đi.

Với các bước này, bạn có thể dễ dàng thực hiện Mail Merge trong Word để gửi thư hàng loạt một cách hiệu quả.

Xem thêm bài viết:

Dịch vụ mua like tik tok uy tín

Dịch vụ mua follow shopee uy tín

Ưu Điểm Của Mail Merge Trong Word

Mail Merge trong Word có nhiều ưu điểm giúp tối ưu hóa công việc của bạn:

Tiết kiệm thời gian và công sức: Bạn không cần phải nhập lại thông tin cho từng tài liệu. Mail Merge tự động lấy dữ liệu từ nguồn và chèn vào tài liệu một cách nhanh chóng, giúp bạn tiết kiệm thời gian rất lớn.

Cá nhân hóa tài liệu: Mail Merge cho phép bạn dễ dàng tạo các tài liệu cá nhân hóa, chẳng hạn như thư mời, hóa đơn, hay thông báo với thông tin cụ thể cho từng người nhận mà không cần phải chỉnh sửa thủ công.

Tính linh hoạt cao: Bạn có thể sử dụng Mail Merge để gửi thư, bao thư, nhãn, email, hay bất kỳ loại tài liệu nào yêu cầu chèn thông tin từ một nguồn dữ liệu vào nhiều bản sao khác nhau.

Giảm thiểu sai sót: Khi sử dụng Mail Merge, việc sao chép và dán thông tin được tự động hóa, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót khi nhập liệu thủ công.

Tiện lợi trong marketing và quảng cáo: Mail Merge là công cụ tuyệt vời trong việc gửi chiến dịch marketing, chẳng hạn như thư mời sự kiện, thông báo khuyến mãi hay hóa đơn cho khách hàng, giúp tạo ra các tài liệu được cá nhân hóa mà không cần tốn quá nhiều công sức.

Các Phím Tắt Mail Merge Trong Word

Dưới đây là một số phím tắt hữu ích khi thực hiện Mail Merge trong Microsoft Word giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc:

Ctrl + N: Tạo tài liệu mới (nếu bạn chưa mở một tài liệu Word).

Ctrl + F9: Chèn trường Mail Merge (chèn dấu ngoặc nhọn để tạo trường hợp merge, ví dụ: { MERGEFIELD Name }).

Alt + M: Vào tab Mailings.

Alt + H, M: Mở Start Mail Merge.

Alt + H, M, M: Chọn loại tài liệu Mail Merge.

Ctrl + P: In tài liệu sau khi đã hoàn thành Mail Merge.

Alt + M, S: Mở Step-by-Step Mail Merge Wizard.

Alt + M, J: Chọn và chèn danh sách nguồn dữ liệu từ Excel.

Ctrl + Shift + F9: Tách trường Mail Merge ra khỏi văn bản (chuyển trường merge thành văn bản tĩnh).

Alt + F4: Đóng Word.

Sử dụng các phím tắt này giúp bạn thực hiện Mail Merge trong Word một cách nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian trong các tác vụ thường xuyên.

Câu Hỏi Thường Gặp

Mail Merge có thể sử dụng với những loại dữ liệu nào?

Mail Merge có thể sử dụng với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, bao gồm tệp Excel, cơ sở dữ liệu Access, hoặc danh bạ từ Outlook. Miễn là dữ liệu của bạn có cấu trúc rõ ràng với các cột thông tin (như tên, địa chỉ, email), bạn có thể sử dụng chúng trong Mail Merge.

Làm thế nào để chèn trường thông tin vào tài liệu Mail Merge?

Để chèn trường thông tin vào tài liệu, bạn cần sử dụng chức năng Insert Merge Field trong tab Mailings của Word. Sau khi kết nối với nguồn dữ liệu, bạn sẽ thấy các trường thông tin như "Tên", "Địa chỉ", "Email", v.v. có thể được chèn vào tài liệu.

Mail Merge có thể gửi email không?

Có, Mail Merge hỗ trợ gửi email nếu bạn chọn loại tài liệu là Email Messages. Bạn chỉ cần có thông tin email của người nhận trong nguồn dữ liệu và chọn Finish & Merge, rồi chọn Send E-Mail Messages.

Có thể kiểm tra trước các tài liệu Mail Merge không?

Có, trước khi hoàn tất Mail Merge, bạn có thể chọn Preview Results để xem trước cách tài liệu sẽ xuất hiện khi có thông tin cá nhân hóa từ nguồn dữ liệu.

Làm thế nào để khắc phục lỗi không hiển thị thông tin trong Mail Merge?

Nếu thông tin không hiển thị đúng, hãy kiểm tra xem các trường trong nguồn dữ liệu có khớp với các trường trong tài liệu Word không. Đảm bảo rằng không có khoảng trống hoặc lỗi chính tả trong tên cột dữ liệu, và dữ liệu của bạn đã được nhập chính xác.

Hy vọng bài viết trên đây của Tri Thức Software giúp bạn biết cách làm mail merge trong word một cách nhanh chóng để giúp công việc được đảm bảo và hoàn thành nhanh chóng. Để mua các bản quyền phần mềm cho máy tính, liên hệ qua hotline 028 22443013 để được tư vấn và báo giá chuẩn xác.