Tại sao nhiều công ty sử dụng phần mềm giám sát nhân viên?

Nhiều người nghĩ rằng việc giám sát nhân viên dành cho những người chủ không tin tưởng vào nhân viên của họ. Tuy nhiên, đây không phải là trường hợp vì giám sát nhóm của bạn bằng cách sử dụng phần mềm hoặc bất kỳ phương tiện nào khác có rất nhiều lợi ích. Nó mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và cả nhóm.

Ở đây chúng tôi muốn trình bày một số ý tưởng về cách theo dõi và giám sát có thể giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình hơn nữa.

Tất cả chúng ta đang sống trong một thế giới rất cạnh tranh, nơi năng suất không chỉ là chìa khóa thành công mà còn là điều kiện để tồn tại trong thời gian dựa trên kết quả này.

Nếu không có ứng dụng giám sát phù hợp, sẽ rất khó để tìm xem nhân viên có đang làm việc hiệu quả hay không vì bạn không thể biết họ dành bao nhiêu thời gian để làm việc và họ thực sự hoàn thành bao nhiêu công việc.

Các nghiên cứu chỉ ra rằng trong một số trường hợp, gần một nửa thời gian làm việc không được sử dụng hiệu quả . Ngay cả khi con số này chỉ là 30% vẫn còn rất nhiều và cần phải hành động để cải thiện nó.

Đối mặt với một nhiệm vụ như vậy có thể khó khăn nếu không có một giải pháp công nghệ thích hợp. Vì vậy, nhiều nhà quản lý hoặc trưởng nhóm sử dụng các công cụ giám sát nhân viên để giúp họ cải thiện năng suất của nhân viên .

Nếu bạn muốn giám sát hầu hết mọi thứ mà nhóm của bạn đang làm trong khi làm việc, bạn cần phải có một ứng dụng giàu tính năng. Một phần mềm có thể giám sát email, tin nhắn, sử dụng internet, sử dụng ứng dụng, và những thứ khác, là một công cụ cần thiết cho mọi người quản lý hoặc trưởng nhóm.

Phần mềm tốt cũng phải chụp ảnh màn hình, ghi lại màn hình máy tính, theo dõi ghi nhật ký hoạt động, cung cấp báo cáo, chặn ứng dụng và trang web, và làm được nhiều hơn thế. Bằng cách đó, cuộc sống của bạn sẽ thoải mái hơn, và bạn sẽ nhanh chóng cải thiện năng suất kinh doanh của mình thông qua phần mềm.

 Ảnh chụp màn hình này cho thấy cách một người quản lý thực hiện giám sát thời gian thực đối với các máy tính của công ty. 

Cách phần mềm giám sát nhân viên có thể giúp cải thiện năng suất

Nhóm là động lực chính thúc đẩy tổ chức của bạn. Vì lý do đó, bạn cần theo dõi các thành viên trong nhóm và hỗ trợ họ cải thiện mức năng suất của mình.

Bạn thậm chí có thể chuyển công nhân đến những khu vực mà họ thoải mái hơn để họ có thể làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, theo dõi các hoạt động của nhân viên hàng ngày có thể giúp bạn hướng dẫn nhóm phát huy hết tiềm năng của mình.

Công ty của bạn yêu cầu tất cả công nhân thực hiện nhiệm vụ của họ năng suất nhất có thể. Khảo sát công nhân của bạn là một trong những cách có thể giúp cải thiện năng suất trong doanh nghiệp của bạn; tuy nhiên, bạn phải thực hiện một cách chính xác, không làm họ khó chịu.

Cách tốt nhất để giám sát nhóm của bạn là cài đặt phần mềm giám sát nhân viên . Ứng dụng này đi kèm với hàng tá lợi ích. Cải thiện năng suất của nhóm là lợi ích quan trọng nhất mà bạn sẽ nhận được.

Đó là tất cả về dữ liệu, sự kiện và kết quả. Nhà tuyển dụng cần một công cụ hữu ích để đo lường hiệu quả hoạt động của một nhóm hoặc các cá nhân.

Theo dõi hiệu suất giúp nhà tuyển dụng có cơ hội tìm thấy những cá nhân tài năng trong công ty và sử dụng tiềm năng của họ. Công cụ này cũng hữu ích cho người lao động vì họ không cần phải lo lắng về việc bị trả lương thấp hơn hoặc bị sa thải không công bằng. Nhân viên có thể chỉ cần chứng minh họ đã dành bao nhiêu giờ làm việc.

Mặt khác, nhà tuyển dụng có thể tìm thấy thành viên nào trong nhóm hoạt động không tốt và giúp họ đạt được kết quả tốt hơn.

Vài câu sau đây sẽ giúp bạn hiểu tại sao việc giám sát như vậy lại có lợi.

Không lãng phí thời gian - Nhân viên tập trung vào nhiệm vụ của họ

Sử dụng Internet và phương tiện truyền thông xã hội là những hoạt động máy tính chính mà nhân viên tham gia vào hầu hết thời gian. Lướt Internet và sử dụng phương tiện truyền thông xã hội là điều cần thiết cho các mục đích liên quan đến kinh doanh. Tuy nhiên, khi bị nhân viên lạm dụng, bạn có thể mất nhiều giờ làm việc và kéo theo đó là năng suất làm việc của bạn giảm xuống.

Công ty của bạn mất nhiều giờ làm việc do các thành viên trong nhóm dành thời gian làm những việc không cần thiết trong khi làm việc.

Bạn có thể thấy rằng một số dành một nửa thời gian làm việc của họ để xem video trên máy tính của công ty trong khi làm việc. Những người khác đang chơi game , lướt Internet, trong khi một số chỉ ngồi lê đôi mách.

Giám sát thời gian thực chụp ảnh chụp màn hình trực tiếp của tất cả các màn hình máy tính trong tòa nhà và cho phép bạn chặn các ứng dụng và trang web không liên quan đến công việc .

Bạn cũng có thể theo dõi các hoạt động như đăng nhập và đăng xuất, thời gian nhàn rỗi / hoạt động trên máy tính và những thứ khác cho bạn biết liệu nhân viên có đang lãng phí thời gian hay không .

Bạn có thể làm cho nhân viên của mình tập trung vào công việc của họ bằng cách sử dụng phần mềm để giám sát họ. Thật tốt khi nói với công nhân của bạn rằng một ứng dụng giám sát máy tính như vậy được cài đặt trên máy tính của công ty.

Tốt nhất bạn nên trao đổi với nhân viên về việc sử dụng mạng xã hội khi làm việc và mức độ sử dụng mạng xã hội mà bạn vẫn chấp nhận được vì điều này sẽ đảm bảo tất cả họ tập trung vào nhiệm vụ của mình mà không lãng phí thời gian. Những hành động nhỏ như vậy sẽ cải thiện đáng kể năng suất làm việc của nhóm .

Giảm phiền nhiễu tại nơi làm việc

Sự phân tâm trong công việc có thể khiến người lao động không đạt hiệu quả cao vì họ cần một môi trường yên tĩnh và hiệu quả để làm việc tốt nhất.

Một số thành viên trong nhóm đánh lạc hướng những người khác bằng cách nói chuyện ồn ào, chơi trò chơi, xem video hài hước, trong khi những người khác luôn truy cập mạng xã hội khi đang làm việc. Với rất nhiều phiền nhiễu trong công việc, một số người trong số họ có thể không đạt được mức tốt nhất của họ.

Tuy nhiên, khi bạn nhận được ứng dụng theo dõi hoạt động của nhân viên, sự phân tâm sẽ giảm đi đáng kể. Bằng cách này, bạn sẽ xác định được những thứ gây mất tập trung và những thứ gây phân tâm bởi trò chơi hoặc bất kỳ thứ nào khác.

Các ứng dụng cũng sẽ cho phép bạn một cách chính xác xác định phiền nhiễu và ngăn chặn chúng - ví dụ, bằng cách ngăn chặn các trang web cá nhân hoặc các ứng dụng.

Một thực tế đã được chứng minh là khi nhân viên biết họ đang bị giám sát, họ sẽ cư xử tốt hơn khi làm việc. Sẽ không có nhân viên nào muốn làm người khác mất tập trung hoặc dành nửa ngày trên mạng xã hội khi anh ta biết rằng một ứng dụng giám sát máy tính đang khảo sát máy tính của công ty anh ta. Không bị xao nhãng, cả nhóm tập trung vào công việc và làm việc một mình - năng suất tăng lên.

 Hình ảnh này cho thấy cách một trưởng nhóm chặn một số ứng dụng để giảm bớt sự phân tâm trong công việc. 

Xác định và công nhận những người hoạt động tốt nhất tại nơi làm việc

Giám sát không chỉ giúp bạn xác định những nhân viên làm sai mà còn là những người có thành tích tốt nhất trong công việc.

Với phần mềm tốt, bạn sẽ biết nhân viên đang làm việc bao nhiêu giờ, họ dành bao nhiêu thời gian để cải thiện kỹ năng và thậm chí là nỗ lực của họ để đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới.

Với tư cách là người quản lý hoặc chủ sở hữu , bạn sẽ có cơ hội biết các thành viên trong nhóm làm việc quá sức và hiệu quả nhất, đồng thời xác định những người hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và làm việc chăm chỉ để giúp tổ chức của bạn phát triển.

Điều cần thiết là phải cung cấp cho nhóm của bạn một thông điệp rõ ràng rằng bạn đang tìm kiếm những nhân viên có kỷ luật và hoạt động tốt nhất trong công việc và phần mềm giám sát nhân viên là một công cụ giúp bạn xác định họ một cách nhanh chóng.

Khi bạn xác định được họ, bạn nên công nhận thành tích của họ trong cuộc họp và thưởng cho họ những phần thưởng hoặc sự thăng tiến. Cách tiếp cận như vậy sẽ mang lại một nền văn hóa tích cực , và nó sẽ cải thiện tinh thần và động lực trong công việc, nâng cao năng suất của nhóm của bạn.

Xác định các thành viên nhóm không hoạt động và hỗ trợ họ

Bạn có thể không có một nhóm chỉ có hiệu suất cao. Một số thành viên trong nhóm của bạn có thể chậm chạp và một số nhiệm vụ có thể đòi hỏi cao hơn đối với họ.

Bằng cách sử dụng ứng dụng giám sát nhân viên , bạn có thể biết liệu nhân viên có đang vật lộn với một số nhiệm vụ hay không. Một số có thể cố gắng tìm kiếm thông tin trực tuyến và bạn có thể kiểm tra các trang web mà họ truy cập.

Bạn có thể nhanh chóng xác định các thành viên đang gặp khó khăn trong nhóm của mình và hỗ trợ họ. Bằng cách đó, bạn sẽ cải thiện năng suất của họ.

 Trong hình này, bạn có thể thấy cách người quản lý điều tra những trang web mà nhân viên đã truy cập.

Để thu thập bằng chứng cho hành vi gian lận hoặc bất kỳ hoạt động tội phạm nào khác

Giám sát hoạt động của nhân viên bao gồm việc kiểm tra những gì các thành viên trong nhóm làm trên máy tính của họ, ứng dụng họ sử dụng, trang web họ truy cập, email họ gửi hoặc nhận, tệp họ sao chép và chia sẻ, cùng những thứ khác.

Tất cả thông tin này được ghi lại và lưu trữ trong một tài khoản hoặc máy chủ trực tuyến. Nếu có gian lận hoặc bất kỳ hoạt động tội phạm nào khác trong tổ chức, bạn chỉ cần kiểm tra thông tin và bạn sẽ có được bằng chứng về cách thức và ai đã phạm tội.

Để xác định những sai lầm có thể khiến bạn phải trả giá

Việc khảo sát máy tính của nhân viên có thể giúp bạn thấy được những sai lầm của nhân viên khi làm việc. Giám sát thời gian thực cho phép bạn xác định lỗi ngay lập tức, vì vậy bạn có thể liên hệ với nhân viên ngay lập tức và yêu cầu sửa lỗi để tránh những sai lầm tốn kém.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng hệ thống giám sát nhân viên để thu thập bằng chứng. Nếu một nhân viên không đáng tin cậy, bạn có thể sử dụng hệ thống để thu thập bằng chứng để cho họ biết lý do tại sao bạn cần phải hành động.

Để bảo vệ dữ liệu kinh doanh của bạn và ngăn chặn sự phá hoại của công ty

Trong thế giới công nghệ ngày nay, dữ liệu là một phần quan trọng của bất kỳ tổ chức nào. Với một ứng dụng giám sát máy tính phức tạp , bạn có thể biết các trang web và ứng dụng mà nhân viên truy cập và sử dụng.

Bạn có thể chặn các trang web và ứng dụng độc hại có thể là mối đe dọa đối với dữ liệu doanh nghiệp của bạn. Thêm vào đó, bạn có thể nhanh chóng xác định nhân viên nào đang cung cấp bí mật kinh doanh của bạn cho đối thủ cạnh tranh .

Một số thành viên trong nhóm của bạn có thể tiết lộ bí mật kinh doanh của bạn, chẳng hạn như hồ sơ hoặc kế hoạch tài chính, cho đối thủ cạnh tranh của bạn. Họ có thể làm như vậy bằng cách gửi email, gọi điện, gửi tin nhắn hoặc các phương tiện khác. Bên cạnh đó, nhân viên của bạn có thể truy cập các trang web vui nhộn hoặc nhấp vào các liên kết độc hại có thể khiến dữ liệu doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro .

Với một hệ thống giám sát tinh vi, bạn có thể xác định những nhân viên chia sẻ bí mật kinh doanh của bạn hoặc đe dọa bảo mật dữ liệu của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể thực hiện hành động thích hợp.

Giúp xác định các thành viên trong nhóm làm rò rỉ thông tin cho đối thủ cạnh tranh

Một nhân viên làm rò rỉ hồ sơ tài chính, kế hoạch kinh doanh và các bí mật khác của tổ chức bạn cho các đối thủ cạnh tranh là điều không đáng để lưu giữ. Việc tiết lộ bí mật sẽ hạn chế sự phát triển của tổ chức và thậm chí có thể mang đến những thách thức tài chính phức tạp hơn.

Với tính năng giám sát bằng máy tính , bạn sẽ giám sát mọi hoạt động của nhân viên trên máy tính của công ty. Bằng cách này, bạn sẽ nhanh chóng xác định được những người không có ý định tốt. Với một ứng dụng giám sát nhân viên , bạn sẽ xác định được vị trí của những kẻ phản bội và sau đó thực hiện các hành động cần thiết để chống lại chúng.

Bật môi trường làm việc linh hoạt

Bạn có thể cho phép các thành viên trong nhóm làm việc tại nhà hoặc bất kỳ vị trí nào khác vì bạn có thể giám sát họ từ xa . Giám sát từ xa theo thời gian thực có thể giúp tiết kiệm thời gian đi lại và chi phí. Nhân viên của bạn sẽ hoạt động tốt hơn khi biết rằng bạn đang giám sát họ.

Giám sát từ xa theo thời gian thực có thể hữu ích khi cần làm việc tại nhà vì một số nguyên nhân bên ngoài như điều kiện thời tiết khắc nghiệt, dịch tễ COVID-19 ...

Khám phá những điểm yếu trong tổ chức của bạn

Nếu bạn muốn phát hiện ra điểm yếu giữa các thành viên trong nhóm hoặc quy trình kinh doanh, bạn nên theo dõi hoạt động của họ .

Với các công cụ theo dõi hoạt động , bạn có thể nhanh chóng xác định những nhân viên đang gặp khó khăn có thể mắc phải những sai lầm tốn kém. Ngoài ra, bạn có thể xác định điểm yếu trong các quy trình gây lãng phí thời gian và sử dụng tài nguyên rộng rãi. Xác định và theo dõi tất cả những sai sót này thông qua ứng dụng đơn giản có thể giúp bạn cải thiện hoạt động kinh doanh của mình .

Giám sát thời gian thực từ xa

Việc giám sát nhân viên có thể khó khăn nếu họ đang làm việc bên ngoài tòa nhà văn phòng chính. Công việc như vậy thường xảy ra khi công nhân của bạn đang làm việc tại khách hàng, trên công trường hoặc chỉ làm việc tại nhà .

Đôi khi nhân viên của bạn sẽ cần phải làm việc tại nhà do một số sự kiện không được dự báo trước như thời tiết khắc nghiệt hoặc điều kiện y tế đặc biệt (dịch tễ COVID-19 buộc nhiều công nhân phải làm việc tại nhà để ngăn ngừa bệnh lây lan).

Để thực hiện giám sát thời gian thực từ xa, bạn nên sử dụng phần mềm giám sát máy tính cho phép giám sát nhân viên qua Internet .

Theo dõi thời gian làm việc / Báo cáo thời gian nhàn rỗi và hoạt động của công nhân

Một nhân viên có thể có mặt tại văn phòng nhưng không làm việc. Với phần mềm giám sát máy tính, bạn sẽ có thể biết chi tiết về tất cả các lần đăng nhập và đăng xuất , thời gian hoạt động / không hoạt động, hoạt động đầu tiên và cuối cùng, trong số những thứ khác. Bạn sẽ biết liệu một nhân viên đang làm việc hay chỉ đang có mặt trong văn phòng.

Bạn cần theo dõi giờ làm việc hiệu quả của nhân viên và có hành động để cải thiện quy trình làm việc của mình. Các báo cáo chi tiết sẽ cho bạn biết công nhân của bạn đang sử dụng thời gian ở đâu và như thế nào trong giờ làm việc.

Báo cáo dữ liệu sẽ giúp bạn phân tích thời gian dành cho các dự án, điều này cho phép bạn tối ưu hóa quy trình làm việc của mình. Bạn sẽ thấy công nhân nào hiệu quả nhất và tại sao.

Công cụ báo cáo thời gian làm việc như vậy cung cấp các báo cáo như:

• Báo cáo thời gian hoạt động / không hoạt động
• Báo cáo đăng nhập / đăng xuất của người dùng
• Báo cáo chi tiết về hoạt động của người dùng
• Báo cáo thời gian làm việc

Nếu lương của một công nhân phụ thuộc vào hiệu quả, công cụ này sẽ cung cấp cho bạn bằng chứng về điều đó.

Bạn có thể giám sát hoạt động của nhân viên nào?

Bạn có thể nghĩ rằng giám sát nhân viên là một cái gì đó gần đây từ thời đại CNTT, nhưng không có gì có thể xa sự thật. Nó được phát minh vào cuối thế kỷ 19 dưới dạng bảng chấm công để theo dõi sự tham gia của công nhân.

Trong thời hiện đại, hoạt động của nhân viên được theo dõi bằng cách sử dụng phần mềm giám sát tiên tiến . Các ứng dụng giám sát hoạt động của nhân viên là một công cụ để tăng năng suất bằng cách đo cá nhân, nhóm, tổ chức và năng suất . Người dùng cũng có thể theo dõi thời gian của họ cho các nhiệm vụ và dự án.

Một phần mềm giám sát máy tính của nhân viên tinh vi có thể theo dõi hầu hết tất cả hoạt động của nhân viên trong thời gian thực , như:

• Màn hình máy tính trực tiếp (chụp ảnh màn hình)
• Các ứng dụng và quy trình đang chạy
• Các trang web đã truy cập
• Tổ hợp phím đã nhập

Ngoài ra, phần mềm giám sát máy tính như vậy cung cấp dữ liệu lịch sử mà bạn có thể sử dụng để phân tích hành vi .

Các ứng dụng hiện đại có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ theo dõi hoạt động của nhân viên. Quản trị viên cũng có thể sử dụng phần mềm giám sát máy tính để bảo trì và giám sát các máy tính được kết nối với mạng công ty .

Các Net Monitor cho nhân viên có thể làm như vậy giám sát thời gian thực bằng cách sử dụng một kết nối Cloud.

Giám sát nhân viên có phải là việc tôi nên làm không?

Người sử dụng lao động có nên giám sát nhân viên? Đây là một trong những câu hỏi lớn được đặt ra xung quanh và câu trả lời đơn giản là có . Bạn cần giám sát các hoạt động của nhân viên khi đang làm việc và ngay cả khi làm việc tại nhà.

Vấn đề duy nhất là bạn làm như thế nào . Bạn không phải di chuyển khắp các văn phòng mọi lúc; bạn chỉ muốn có một phần mềm giám sát hoạt động của nhân viên thông minh . Ứng dụng sẽ thực hiện tất cả công việc và bạn sẽ nhận được tất cả thông tin trên máy chủ riêng hoặc tài khoản trực tuyến.

Toàn cầu hóa và thế giới cạnh tranh đang buộc chúng ta phải nhanh chóng hành động để dẫn đầu đối thủ . Vì lý do này, nhiều nhà quản lý đang tìm kiếm các công cụ sẽ giúp họ thực hiện sứ mệnh này.

Các ứng dụng giám sát máy tính của nhân viên chỉ là một số công cụ có thể giúp bạn. Và có, đối thủ cạnh tranh của bạn có thể đã thực hiện giám sát máy tính của nhân viên trong công ty của họ để cải thiện năng suất và cố gắng đi trước bạn .

Bây giờ là thời gian của bạn để quyết định xem giám sát máy tính có phù hợp với bạn hay không . Để trả lời câu hỏi này, bạn cần tự hỏi mình phần mềm giám sát có thể làm gì cho nhóm của bạn. Nếu bạn muốn giám sát gần như 100% hoạt động của nhân viên , thì phần mềm giám sát máy tính của nhân viên cung cấp những gì bạn muốn.

Có thể bạn muốn ngăn chặn các hoạt động có hại như cài đặt các ứng dụng nguy hiểm hoặc lướt các trang web bị cấm. Trong trường hợp như vậy, ứng dụng có thể giới hạn hoạt động của nhân viên .

Nếu bạn muốn điều tra các vấn đề về năng suất hoặc tắc nghẽn hiệu suất, phần mềm giám sát máy tính của nhân viên cung cấp dữ liệu mà bạn có thể sử dụng để phân tích như vậy .

Như bạn có thể thấy, giám sát nhân viên được hỗ trợ bởi máy tính là một phương pháp hữu ích có thể giúp bạn giám sát hoạt động văn phòng của mình.

Giới thiệu phần mềm giám sát nhân viên cho nhóm của bạn

Với tư cách là người quản lý , người sử dụng lao động hoặc trưởng nhóm, bạn có thể thấy không có trở ngại gì khi chạy phần mềm giám sát nhân viên trong văn phòng của mình vì bạn có quyết định cài đặt nó hay không. Dù sao, đó là một thực tiễn tuyệt vời để nhóm của bạn được thông báo và tham gia trước khi bắt đầu với việc giám sát máy tính và theo dõi hiệu suất.

Các nghiên cứu chỉ ra rằng khi theo dõi hoạt động và hiệu suất liên kết trực tiếp đến phần thưởng , việc theo dõi như vậy mang lại nhiều tác động tích cực liên quan đến hiệu suất của nhân viên. Nói chuyện với nhóm của bạn về những lợi ích mà giám sát máy tính mang lại cho họ.

Lợi ích cho Nhóm là gì?

Là chủ sở hữu, ông chủ hoặc trưởng nhóm, bạn đã có một ý tưởng rõ ràng về cách phần mềm theo dõi hoạt động và chụp màn hình cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hiệu suất và hoạt động của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều thành viên trong nhóm có thể không thấy bất kỳ lợi ích nào - họ có thể sẽ chỉ thấy những nhược điểm mà việc giám sát máy tính của nhân viên mang lại cho cuộc sống của họ. Vì lý do này, bạn phải cho họ thấy những lợi ích .

Đây chỉ là một số lợi ích mà bạn có thể muốn chỉ ra:

• Những ngày có thể làm việc tại nhà là một lựa chọn hấp dẫn đối với nhiều nhân viên
• Phần thưởng bổ sung cho các thành viên trong nhóm làm việc chăm chỉ, nhờ báo cáo tốt hơn và chính xác hơn
• Nhiều bằng chứng hơn có thể gây khó hiểu cho việc thúc đẩy các cá nhân trong nhóm
• Cộng tác tốt hơn với những người lao động khác

Như bạn thấy, phần mềm giám sát nhân viên có thể mang lại lợi ích cho tất cả mọi người khi sử dụng cách tiếp cận tích cực.