Trong thời đại dữ liệu số bùng nổ, việc lưu trữ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả là nhu cầu thiết yếu của mọi lĩnh vực – từ quản trị doanh nghiệp đến phân tích dữ liệu và lập trình. Trong số các định dạng phổ biến, CSV (Comma-Separated Values) được xem là lựa chọn đơn giản nhưng vô cùng mạnh mẽ. Vậy CSV là gì, cấu trúc của nó như thế nào và điểm khác biệt giữa file CSV với Excel là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm bắt đầy đủ kiến thức về định dạng CSV cũng như cách sử dụng nó một cách hiệu quả trong công việc và học tập.

File CSV là gì?

CSV (viết tắt của Comma-Separated Values) là một định dạng tệp văn bản đơn giản được sử dụng để lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng. Trong tệp CSV, mỗi dòng đại diện cho một bản ghi dữ liệu, và bên trong mỗi dòng, các giá trị dữ liệu được phân tách với nhau bằng dấu phẩy. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, đặc biệt là ở các quốc gia sử dụng dấu phẩy làm dấu thập phân (như ở châu Âu), dấu phân cách có thể là dấu chấm phẩy để tránh nhầm lẫn.

Cấu trúc của tệp CSV rất đơn giản: không chứa định dạng phức tạp như các tệp Excel (XLS hoặc XLSX), mà chỉ bao gồm văn bản thuần túy. Điều này giúp các tệp CSV có thể dễ dàng được tạo ra, chỉnh sửa và đọc bởi nhiều chương trình khác nhau như Microsoft Excel, Google Sheets, hoặc thậm chí là các trình soạn thảo văn bản như Notepad.

Cấu trúc của một file CSV là gì?

Một tệp CSV có cấu trúc đơn giản nhưng rất rõ ràng và có tính tổ chức, phù hợp để biểu diễn dữ liệu dạng bảng. Cấu trúc cơ bản của một tệp CSV thường bao gồm hai phần chính:

Dòng tiêu đề (Header): Đây là dòng đầu tiên trong tệp CSV. Nó chứa tên các cột dữ liệu và đóng vai trò mô tả nội dung của từng trường dữ liệu trong các dòng bên dưới. Các tên cột giúp người đọc (hoặc phần mềm xử lý) hiểu được mỗi giá trị trong bản ghi tương ứng với thông tin gì. Ví dụ: "Họ", "Tên", "Email".

Các dòng dữ liệu (Records): Bắt đầu từ dòng thứ hai trở đi, mỗi dòng tương ứng với một bản ghi dữ liệu (hay còn gọi là một hàng trong bảng dữ liệu). Mỗi bản ghi bao gồm một tập hợp các giá trị, tương ứng với các cột được khai báo trong dòng tiêu đề.

Dấu phân cách: Các giá trị trong mỗi dòng được ngăn cách bởi một ký tự phân cách – phổ biến nhất là dấu phẩy (,). Tuy nhiên, trong một số trường hợp, đặc biệt là ở các quốc gia mà dấu phẩy được sử dụng làm dấu thập phân (như ở một số nước châu Âu), người ta sử dụng dấu chấm phẩy (;) làm dấu phân cách để tránh nhầm lẫn.

Những điểm khác nhau giữa file CSV và Excel

Mặc dù cả hai định dạng CSV và Excel (XLS/XLSX) đều được sử dụng để lưu trữ dữ liệu dưới dạng bảng, chúng có nhiều điểm khác nhau về cấu trúc, tính năng, cách sử dụng và mục đích ứng dụng. Dưới đây là các điểm khác biệt chính giữa hai loại tệp này:

1. Dung lượng tệp

CSV: Có dung lượng nhẹ hơn nhiều vì chỉ lưu trữ dữ liệu ở dạng văn bản thuần túy (text). Không có bất kỳ thông tin định dạng nào như màu sắc, font chữ hay công thức.

Excel: Có dung lượng lớn hơn do chứa nhiều loại thông tin bổ sung ngoài dữ liệu, bao gồm định dạng ô, biểu đồ, công thức, siêu liên kết, ghi chú và các thành phần khác.

2. Cấu trúc tệp

CSV: Là một tệp văn bản đơn giản, mỗi dòng là một bản ghi, các giá trị trong một dòng được ngăn cách bằng dấu phân cách (thường là dấu phẩy hoặc chấm phẩy). Không hỗ trợ nhiều bảng (sheet), định dạng nâng cao hay công thức tính toán.

Excel: Có cấu trúc phức tạp hơn, cho phép tổ chức dữ liệu trong nhiều sheet (bảng tính con), hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu, công thức, định dạng có điều kiện, biểu đồ và các đối tượng khác.

3. Cách tạo ra

CSV: Có thể được tạo ra dễ dàng từ nhiều nguồn khác nhau như Excel, Google Sheets, hệ thống quản lý khách hàng (CRM), phần mềm cơ sở dữ liệu hoặc bất kỳ công cụ nào có khả năng xuất dữ liệu dạng bảng.

Excel: Chủ yếu được tạo và chỉnh sửa trong phần mềm Microsoft Excel hoặc các phần mềm bảng tính tương đương như LibreOffice Calc, WPS Office, Google Sheets.

4. Khả năng hiển thị biểu đồ và định dạng

CSV: Không hỗ trợ các yếu tố định dạng như màu sắc ô, font chữ, cỡ chữ, căn chỉnh văn bản, biểu đồ hay hình ảnh.

Excel: Hỗ trợ đầy đủ các tính năng trình bày như biểu đồ, định dạng số, màu nền ô, font chữ, cỡ chữ, hợp nhất ô, và các công thức tính toán phức tạp.

5. Phần mở rộng tệp

CSV: Có phần mở rộng là .csv, có thể mở bằng bất kỳ trình đọc văn bản hoặc phần mềm bảng tính nào.

Excel: Có phần mở rộng là .xls (định dạng cũ) hoặc .xlsx (định dạng hiện đại), yêu cầu phần mềm chuyên dụng để mở đầy đủ chức năng.

6. Khả năng mở và chỉnh sửa

CSV: Có thể mở và chỉnh sửa dễ dàng bằng nhiều công cụ như Notepad, Excel, Google Sheets, các ngôn ngữ lập trình như Python, R hoặc các phần mềm xử lý dữ liệu.

Excel: Thường được mở và chỉnh sửa trong các phần mềm bảng tính chuyên dụng. Nếu mở bằng trình soạn thảo văn bản, nội dung sẽ không hiển thị đúng định dạng và rất khó đọc.

7. Khả năng tương thích và kết nối hệ thống

CSV: Có tính tương thích cao giữa các hệ thống khác nhau. Định dạng đơn giản giúp việc nhập (import) hoặc xuất (export) dữ liệu sang các hệ thống như cơ sở dữ liệu, ứng dụng web, API rất dễ dàng.

Excel: Mạnh hơn khi làm việc trong nội bộ hoặc tạo báo cáo có định dạng đẹp mắt. Tuy nhiên, ít phù hợp với việc truyền dữ liệu tự động giữa các hệ thống.

8. Ứng dụng hỗ trợ

CSV: Được hỗ trợ rộng rãi bởi các hệ thống quản lý dữ liệu, ngôn ngữ lập trình (như Python, R, Java), phần mềm cơ sở dữ liệu và các dịch vụ web.

Excel: Thường được sử dụng trong môi trường văn phòng, đặc biệt là trong các lĩnh vực như tài chính, kế toán, thống kê và quản lý dự án, nơi cần trình bày dữ liệu một cách trực quan.

9. Đối tượng người dùng phổ biến

CSV: Được ưa chuộng trong cộng đồng lập trình viên, nhà phát triển phần mềm, kỹ sư dữ liệu và các hệ thống backend do sự đơn giản và khả năng xử lý tự động cao.

Excel: Phổ biến hơn với người dùng văn phòng, nhân viên kế toán, nhà phân tích dữ liệu và quản lý nhờ giao diện thân thiện và tính năng hỗ trợ trình bày dữ liệu trực quan.

Hướng dẫn cách đọc file CSV 

Tệp CSV có thể được mở và đọc bằng nhiều công cụ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng – từ trình bảng tính thông thường đến các công cụ lập trình chuyên xử lý dữ liệu. Dưới đây là một số phương pháp phổ biến:

Mở tệp CSV bằng Microsoft Excel

Microsoft Excel là công cụ quen thuộc trong văn phòng, cho phép mở và chỉnh sửa tệp CSV rất thuận tiện.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Mở ứng dụng Excel trên máy tính.

Bước 2: Chọn File (Tệp) > Open (Mở) > duyệt đến nơi lưu trữ tệp và chọn tệp .csv cần mở.

Bước 3: Excel sẽ tự động nhận diện dấu phân cách (thường là dấu phẩy) và hiển thị dữ liệu thành các cột tương ứng.

Lưu ý:

Trong trường hợp Excel không phân tách dữ liệu đúng cột (ví dụ: toàn bộ dòng nằm trong một ô), bạn có thể thực hiện như sau:

• Chọn cột chứa dữ liệu chưa được phân tách.
• Vào Data (Dữ liệu) > Text to Columns (Văn bản thành Cột).
• Chọn loại dấu phân cách phù hợp (ví dụ: dấu phẩy hoặc chấm phẩy) và hoàn tất các bước còn lại để phân cột dữ liệu.

Xem thêm:

Top 7+ phần mềm đọc file XML phổ biến

Xem 6+ phần mềm đọc file DWG sử dụng nhiều nhất

Mở tệp CSV bằng các ứng dụng khác

Google Sheets

Google Sheets là một công cụ bảng tính trực tuyến miễn phí, dễ sử dụng và hỗ trợ định dạng CSV tốt.

Cách thực hiện:

• Truy cập vào Google Drive.
• Tải tệp CSV lên tài khoản Google Drive của bạn.
• Nhấp chuột phải vào tệp > Chọn Mở bằng > Google Sheets.
• Dữ liệu sẽ hiển thị dưới dạng bảng, có thể chỉnh sửa hoặc lưu thành định dạng khác nếu cần.

Notepad hoặc Notepad++

Đây là các trình soạn thảo văn bản đơn giản, phù hợp nếu bạn chỉ muốn xem nhanh nội dung của tệp CSV.

Tuy nhiên, dữ liệu sẽ không được hiển thị dưới dạng bảng, mà chỉ là văn bản với các giá trị ngăn cách bằng dấu phân cách.

Đọc tệp CSV bằng ngôn ngữ lập trình

Việc sử dụng ngôn ngữ lập trình để xử lý tệp CSV rất phổ biến trong các tác vụ phân tích và xử lý dữ liệu tự động.

Với Python (sử dụng thư viện pandas):

import pandas as pd

# Đọc tệp CSV

data = pd.read_csv('du_lieu.csv')

# Hiển thị 5 dòng đầu tiên của dữ liệu

print(data.head())

pandas là một thư viện mạnh mẽ hỗ trợ thao tác với dữ liệu dạng bảng.

Lệnh read_csv() giúp tải dữ liệu từ tệp CSV vào DataFrame, thuận tiện cho phân tích và xử lý.

Với R:

# Đọc tệp CSV

data <- read.csv("du_lieu.csv")

# Hiển thị 6 dòng đầu tiên

head(data)

• Hàm read.csv() trong R tương đương với pd.read_csv() trong Python.
• head(data) cho phép xem trước dữ liệu một cách trực quan.

Kết luận

File CSV là định dạng đơn giản nhưng mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và truyền tải dữ liệu giữa các hệ thống. Nhờ cấu trúc rõ ràng, nhẹ, dễ thao tác, CSV trở thành chuẩn định dạng dữ liệu phổ biến không chỉ trong lập trình mà còn trong các hoạt động văn phòng, phân tích và khoa học dữ liệu. 

Bài viết trên của Tri Thức Software đã chia sẻ chi tiết về file CSV là gì, hướng dẫn cách đọc file CSV. Nếu cần hỗ trợ hoặc thắc mắc về bản quyền phần mềm, liên hệ với chúng tôi qua hotline 028 22443013 để được tư vấn.