Xem tổng quan đầy đủ về hệ thống Office 365 của bạn

Bạn có thể đã sử dụng dịch vụ Exchange Online được bao gồm trong Office 365, nhưng khả năng tạo báo cáo phân tích và kiểm toán có liên quan của nó khá hạn chế. Nếu bạn gặp khó khăn khi trả lời các câu hỏi sau, thì Promodag Reports là công cụ báo cáo Office 365 dành cho bạn.

Làm cách nào để kiểm tra tiến trình di chuyển Office 365 bằng cách xác định người dùng sử dụng dịch vụ và những người không sử dụng dịch vụ đó?

Làm thế nào để đo lường mức độ chấp nhận của người dùng đối với hệ thống thông qua việc nghiên cứu sự phát triển của lưu lượng truy cập?

Làm cách nào để tạo phân tích người dùng cho các đỉnh lưu lượng hàng giờ và hàng tuần?

Làm thế nào để báo cáo về hoạt động email của các hộp thư dùng chung ?

Những bộ phận nào là người tiêu dùng lớn nhất của dịch vụ nhắn tin, và ai là đại lý của họ?

Làm thế nào để dễ dàng kiểm kê hộp thư của người dùng với kho lưu trữ, thiết bị di động của họ theo kiểu máy và hệ điều hành, nhóm phân phối với các thành viên của họ hoặc hộp thư dùng chung?

Làm thế nào để tạo thống kê sử dụng cho kích thước, số lượng và tuổi của các mục được chứa trong hộp thư?

Tuân thủ, kiểm tra và bảo mật Office 365

Các yêu cầu của một số giao thức quản trị (SOX, PCI-DSS, HIPAA, GLBA, FISMA) đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu bảo mật ngày càng phức tạp và việc tạo ra các báo cáo kiểm tra và tuân thủ chi tiết.

Báo cáo Promodag dành cho Office 365 cung cấp cho bạn các công cụ khám phá, cảnh báo và kiểm tra để phản hồi các yêu cầu vi phạm hoặc quản trị từ các nhà quản lý tuân thủ và bộ phận nhân sự cũng như áp dụng chiến lược bảo mật chủ động, phòng ngừa. Vượt qua những hạn chế của các công cụ báo cáo Office 365 tích hợp sẵn của Microsoft và dễ dàng:

Trả lời các yêu cầu Khám phá điện tử liên quan đến GDPR bằng cách sử dụng các tìm kiếm dựa trên từ khóa.

Liệt kê những người dùng có thể truy cập hộp thư khác hoặc những người được ủy quyền.

Tạo báo cáo tuân thủ trên hộp thư của người dùng cá nhân để trả lời các yêu cầu của cơ quan hành chính hoặc tòa án.

Liệt kê các quy tắc chuyển hướng được bật trên hộp thư đến.

Phát hiện khả năng trao đổi tin nhắn không chuyên nghiệp bằng cách lọc các địa chỉ hoặc miền SMTP cụ thể.

Xác minh rằng quyền ngắt kết nối được tôn trọng bằng cách đếm những người dùng gửi tin nhắn ngoài giờ làm việc.

Giữ lịch sử địa phương về các tin nhắn đã trao đổi để dự đoán các nghĩa vụ trong tương lai của bạn.

Giấy phép và quản lý tài nguyên

Việc sử dụng giấy phép Office 365 làm cho việc xác minh và kiểm tra việc sử dụng hợp lý các tài nguyên có sẵn cho người dùng là điều cần thiết. Ngoài chi phí đăng ký cồng kềnh, việc duy trì các hộp thư cũ còn dẫn đến mất thời gian quản trị. Ngoài ra, phải đảm bảo rằng thiết bị nội bộ được quản lý thông qua Office 365 được sử dụng với khả năng tốt nhất của nó.

 Liệt kê các hộp thư không sử dụng để bạn có thể vô hiệu hóa chúng và tiết kiệm phí cấp phép.

Chia nhỏ các hộp thư theo kích thước để gán cho chúng mức đăng ký tối ưu.

Ngừng duy trì các nhóm phân phối không sử dụng hoặc các liên hệ không cần thiết.

Loại bỏ các thư mục công cộng chứa dữ liệu bí mật hoặc lỗi thời.

Đo thời gian phản hồi các thư nhận được từ các hộp thư dịch vụ khách hàng dùng chung và xem lịch sử trao đổi email liên quan.

Tính toán tỷ lệ sử dụng phòng họp hoặc thiết bị được quản lý thông qua Exchange Online chỉ trong vài cú nhấp chuột .

Quản lý Office 365 bằng các chỉ báo chính

Sử dụng các chỉ số đáng tin cậy để thực hiện kiểm tra sức khỏe hàng ngày của bạn, xác định nhu cầu trong tương lai và lập kế hoạch các yêu cầu về nguồn lực trong tương lai. Xác định các bất thường tiềm ẩn và xu hướng dài hạn bằng cách hợp nhất và so sánh dữ liệu sử dụng hiện tại và lịch sử.

 Nhóm các hộp thư theo kích thước và dễ dàng xác định hạn ngạch nào để áp dụng cho chúng. Định lượng nhu cầu sao lưu và lưu trữ của bạn.

Liệt kê và thông báo cho những người dùng sắp đạt đến hạn ngạch của họ.

Sắp xếp hộp thư theo miền SMTP.

Hiển thị bảng phân tích tin nhắn theo ngày hoặc giờ theo giờ địa phương thay vì giờ UTC.

Xem sự phát triển của kích thước hộp thư theo thời gian để làm nổi bật sự biến động về kích thước và tỷ lệ phần trăm của chúng, đồng thời lấy số liệu thống kê về sử dụng và tăng trưởng.

Tự động gửi báo cáo cho người dùng hoặc người quản lý của họ.

Quản lý nội dung của hộp thư người dùng

Với việc thực hiện các quy định như GDPR, quản lý nội dung của hộp thư đã trở thành một đối tượng được quan tâm lớn. Do đó, quản trị viên e-mail phải đối mặt với các yêu cầu của eDiscovery để xác minh và đảm bảo rằng hệ thống e-mail không chứa thông tin nhạy cảm vi phạm các quy định về quyền riêng tư. Báo cáo Promodag có thể đảm bảo tuân thủ và các phương pháp bảo mật tốt nhất bằng cách phân tích nội dung của hộp thư cũng như các thư mục công cộng để:

 Tìm kiếm thư theo từ khóa trong hộp thư và thư mục công cộng.

Hiển thị bảng phân tích các mục Outlook theo độ tuổi , kích thước hoặc thư mục.

Kiểm tra kích thước của các thư mục tiêu chuẩn: Recycle Bin, Junk Mail ... để kiểm tra việc dọn dẹp thường xuyên.

Xem phân tích và kích thước của tệp đính kèm theo loại.

Liệt kê các quyền được cấp trên các thư mục hộp thư .

Trích xuất các cuộc họp và cuộc hẹn lịch , và dễ dàng tóm tắt chúng.

Phát hiện các quy tắc email được áp dụng trong hộp thư, và đặc biệt là các quy tắc chuyển hướng đến các thư từ bên ngoài.

Báo cáo Office 365 tạo nên sự khác biệt

Promodag Reports là một công cụ báo cáo Office 365 đơn giản và mạnh mẽ bao gồm hơn 80 mẫu báo cáo với nhiều tùy chọn để kiểm tra và cảnh báo, giám sát, quản lý hiệu suất, đánh giá rủi ro liên tục, lập kế hoạch và nhiều tác vụ quản lý khác. Vượt xa các báo cáo Office 365 gốc và tạo ra các tài liệu bắt mắt bằng cách sử dụng các tính năng độc quyền của Báo cáo Promodag.

 Tìm kiếm tin nhắn theo từ khóa và xem dòng chủ đề của chúng.

Chọn và nhóm các hộp thư theo thuộc tính thư mục (Quốc gia, Bộ phận, Thuộc tính tùy chỉnh ...)

Giới hạn khoảng thời gian của báo cáo trong những ngày và giờ làm việc cụ thể mà bạn chọn. Quản lý lịch nghỉ lễ của riêng bạn .

Thống kê lưu lượng truy cập theo hộp thư và xác định người dùng lớn nhất theo tin nhắn đã gửi, tin nhắn đã nhận hoặc số lượng người nhận.

Chia nhỏ lưu lượng truy cập giữa người nhận bên trong và bên ngoài hoặc theo miền SMTP.

Chọn múi giờ để sử dụng và hiển thị giờ địa phương trong tất cả các báo cáo lưu lượng của bạn.

Tùy chỉnh báo cáo của bạn bằng cách thêm biểu trưng công ty của bạn và áp dụng sơ đồ đồ họa được cá nhân hóa .

Sử dụng thư viện báo cáo đóng hộp được xếp hạng theo chủ đề được cung cấp cùng với sản phẩm. Họ trả lời nhiều câu hỏi phổ biến.

Gửi báo cáo của bạn qua email cho người dùng hoặc người quản lý, xuất bản chúng vào thư mục công cộng, trang web hoặc thư viện tài liệu SharePoint hoặc xuất chúng sang cơ sở dữ liệu.

Tránh các tập lệnh PowerShell phức tạp và tận hưởng giao diện đồ họa thân thiện với người dùng và công thái học.

Sản phẩm báo cáo phát triển cùng với người dùng

Báo cáo Promodag đã được tạo cách đây hơn 20 năm để tạo báo cáo trên Exchange Server và nó chứa nhiều công cụ giúp bạn quản lý hệ thống nhắn tin Exchange Online của mình. Dựa trên hàng nghìn yêu cầu cải tiến từ khách hàng ở mọi quy mô đã hướng dẫn cách trình bày và tùy chỉnh báo cáo, bạn sẽ có được công cụ báo cáo Office 365 thực sự toàn diện nhưng đơn giản để sử dụng với nhiều loại báo cáo chung hoặc chi tiết bao gồm nhiều tùy chọn và tính năng độc đáo. Do đó, nó sẽ giúp bạn trả lời vô số các yêu cầu sử dụng, tuân thủ và kiểm tra. Lộ trình phát triển này có nghĩa là người dùng hiện tại cũng có thể:

Giữ số liệu thống kê từ hệ thống cũ của bạn sau khi bạn chuyển sang Office 365.

Cung cấp các báo cáo giống nhau về người dùng và hộp thư, cho dù chúng được lưu trữ tại chỗ hay trong Office 365 .

Bạn có nhiều loại báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết bao gồm nhiều tùy chọn và các tính năng độc đáo sẽ giúp bạn trả lời tất cả các loại yêu cầu.

Tóm lại, Promodag Reports là một "hộp công cụ" được dự trữ đầy đủ hầu như chắc chắn đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai của bạn đối với các báo cáo Exchange Online .

 Để đi xa hơn

 Việc dùng thử Báo cáo Promodag cho Office 365 rất đơn giản:

Nếu bạn không có thời gian hoặc cơ hội để sử dụng ngay các Báo cáo Promodag, đừng ngần ngại yêu cầu trình diễn với một trong các chuyên gia của chúng tôi.

Vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ của chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào về cấu hình, cách sử dụng sản phẩm hoặc tính khả dụng của báo cáo mà bạn đang tìm kiếm.